Refacturer les charges au locataire en SCI : les écritures pas à pas (2026)

Un gérant m'envoie son grand livre : douze lignes de 1 020 €, toutes créditées au compte de loyers. Loyer et provision de charges dans le même sac. Résultat faux de 1 440 €, déclaration fausse dans la foulée. C'est l'anomalie que je croise le plus souvent, et elle vient d'un malentendu très simple : une provision de charges n'est pas un produit. C'est une avance encaissée sur une dépense qui n'est pas encore arrêtée. Autrement dit, une dette de la SCI envers son locataire — jusqu'au jour de la régularisation. Le produit n'apparaît qu'à ce moment-là, et seulement à hauteur de ce qui est réellement récupérable. Tout le reste en découle : le compte à mouvementer, l'exercice touché, la base de TVA, et un traitement fiscal qui n'a rien à voir selon que la SCI est à l'IR ou à l'IS.

Je prends le sujet dans l'ordre où il se pose quand on tient les comptes d'une SCI. Qu'est-ce qui est légalement récupérable. Comment les appels s'organisent dans le temps. Quels comptes utiliser. Puis les écritures, une par une, de l'avis d'échéance au solde de tout compte du locataire qui s'en va. Ensuite le fiscal — l'IR d'abord, l'IS ensuite —, la TVA, et pour finir un exercice complet chiffré avec l'extrait de balance avant et après régularisation. Si le cadre général des obligations comptables ne vous est pas encore familier, faites un crochet par notre guide de la comptabilité d'une SCI avant de revenir ici.

Rédigé par Quentin Hagnéré, fondateur de sci-ai.app, et vérifié contre les sources officielles (CGI, BOFiP, Légifrance, code de commerce). Mis à jour le 28 juillet 2026. Cet article est informatif et ne remplace pas un conseil personnalisé.

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1. Ce qui est réellement récupérable sur le locataire

Avant la moindre écriture, une question de droit. La somme que vous réclamez au locataire est-elle récupérable ? Si elle ne l'est pas, aucune écriture ne la rendra légitime : le locataire pourra en demander la restitution, et votre comptabilité aura enregistré un produit qui n'existe pas. Ce guide traite du comptable et du fiscal. Pour la liste poste par poste, le décompte à remettre au locataire et la façon de le justifier, allez voir notre guide dédié aux charges locatives récupérables en SCI : c'est son sujet, pas le mien. Je ne reprends ici que ce qu'il faut de droit pour comprendre les écritures.

En location nue d'habitation : une liste limitative

L'article 23 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989 pose le principe. Les charges récupérables — le texte dit charges locatives — ne sont exigibles, sur justification, qu'en contrepartie de trois catégories de dépenses : les services liés au logement et à l'usage de l'immeuble, l'entretien courant et les menues réparations sur les éléments d'usage commun, et les impositions correspondant à des services dont le locataire profite directement. Trois portes, pas quatre.

Le détail est fixé par le décret n° 87-713 du 26 août 1987, et ce détail est limitatif. Ce qui n'y figure pas n'est pas récupérable, même si le bail dit le contraire : la clause est réputée non écrite, point. En pratique, la liste couvre :

• l'eau froide, l'eau chaude et le chauffage collectif (consommation et entretien courant des installations) ;
• l'électricité des parties communes, l'entretien de l'ascenseur, des espaces verts, des voies de circulation ;
• l'élimination des rejets, la taxe d'enlèvement des ordures ménagères, la redevance d'assainissement ;
• les menues réparations et le remplacement de petits éléments d'équipement des parties communes ;
• la rémunération du gardien ou de l'employé d'immeuble, à hauteur de 75 % ou 40 % selon les tâches qu'il assure.

Trois ans pour réclamer. Toutes les actions dérivant du contrat de bail — dont l'action en répétition des charges indues — se prescrivent par trois ans à compter du jour où le titulaire du droit a connu ou aurait dû connaître les faits lui permettant de l'exercer (article 7-1 de la loi du 6 juillet 1989). Le même texte réserve une seule exception : l'action en révision du loyer par le bailleur, prescrite un an après la date de révision convenue au contrat. Un compte de provisions jamais régularisé expose donc la SCI à une demande de restitution portant sur trois années complètes.

En bail commercial : une liberté encadrée depuis 2014

Ici, pas de liste limitative. Le principe reste la liberté contractuelle — mais une liberté sérieusement rabotée par la loi Pinel et son décret d'application, le décret n° 2014-1317 du 3 novembre 2014. Ses articles R145-35 à R145-37 s'appliquent aux contrats conclus ou renouvelés à compter du 5 novembre 2014, date de publication au Journal officiel. Beaucoup de baux en cours sont donc encore sous l'ancien régime, ce qui explique pas mal de désaccords entre bailleurs et preneurs.

Deux règles commandent tout le reste :

• Un inventaire précis et limitatif dans le bail (article L145-40-2 du code de commerce) : le contrat doit énumérer les catégories de charges, impôts, taxes et redevances liés au bail, avec l'indication de leur répartition entre bailleur et preneur. Ce qui n'est pas inventorié n'est pas imputable.
• Une liste de dépenses non imputables (article R145-35 du code de commerce), détaillée au chapitre 8 : grosses réparations de l'article 606 du Code civil et honoraires afférents, travaux de mise en conformité relevant de ces grosses réparations, impôts dont le bailleur est le redevable légal (sauf exceptions), honoraires de gestion des loyers, charges de locaux vacants ou imputables à d'autres locataires.

Négociation de ces clauses, répartition contractuelle, pièges classiques du bail lui-même : tout cela est traité dans notre guide SCI et bail commercial. Côté habitation, le contrat type et ses annexes sont détaillés dans SCI et bail d'habitation.

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2. Les deux mécanismes : provisions d'habitation et appels de charges commerciaux

Deux façons d'organiser la refacturation dans le temps, deux jeux d'écritures différents. Autant savoir dans lequel on se trouve avant de saisir quoi que ce soit.

Mécanisme n° 1 : provisions mensuelles + régularisation annuelle (habitation)

C'est le régime de droit commun de la location nue d'habitation. L'article 23 de la loi du 6 juillet 1989 autorise le bailleur à appeler des provisions exigibles en même temps que le loyer, à condition d'en justifier le montant par les résultats des années précédentes et, en copropriété, par le budget prévisionnel voté.

La régularisation annuelle, elle, est obligatoire. Un mois avant, le bailleur communique au locataire le décompte par nature de charges, le mode de répartition entre locataires et, s'il y a du chauffage ou de l'eau chaude collectifs, une note sur leur mode de calcul. Les pièces justificatives restent à disposition six mois à compter de l'envoi du décompte. Six mois, pas six semaines : gardez les factures du syndic accessibles.

Ce que coûte un retard. Si la régularisation n'est pas faite avant la fin de l'année civile qui suit celle de l'exigibilité des provisions, le locataire peut exiger que le solde soit échelonné sur douze mois. La créance survit, mais l'exigibilité immédiate est perdue : un rattrapage de 900 € se transforme en douze prélèvements de 75 €. Et pendant ce temps, le 4191 continue de gonfler.

Mécanisme n° 2 : appels de charges + état récapitulatif annuel (bail commercial)

La mécanique est cousine, mais les délais et les documents changent. Le bailleur appelle le plus souvent des charges trimestrielles, avec le loyer, puis établit un état récapitulatif annuel qui liquide et régularise les comptes de charges.

L'article R145-36 du code de commerce impose de communiquer cet état au preneur au plus tard le 30 septembre de l'année suivant celle pour laquelle il est établi ou, pour un immeuble en copropriété, dans les trois mois de la reddition des charges de copropriété de l'exercice annuel. Le bailleur doit également communiquer, sur demande du preneur, tout document justifiant le montant des charges imputées.

Deuxième obligation, celle que presque personne n'applique : l'article R145-37 impose, dans les deux mois de chaque échéance triennale, de remettre au preneur un état prévisionnel des travaux envisagés pour les trois ans à venir avec leur budget, plus un état récapitulatif des travaux réalisés sur les trois ans écoulés avec leur coût. Deux documents à préparer tous les trois ans, à caler dans le calendrier de la SCI.

Mécanisme n° 3 (dérogatoire) : le forfait de charges

Dans le champ de la loi du 6 juillet 1989 — celui de la résidence principale —, trois situations échappent au couple provision / régularisation et permettent un forfait de charges : la colocation, quel que soit le nombre de contrats (l'article 8-1, I la définit comme la location d'un même logement par plusieurs locataires « formalisée par la conclusion d'un contrat unique ou de plusieurs contrats », et le V ouvre le forfait sans distinguer selon ce nombre), la location meublée à titre de résidence principale (article 25-10, où le forfait est une simple option offerte aux parties) et le bail mobilité (article 25-18, où le forfait est au contraire obligatoire). Le forfait est versé simultanément au loyer, son montant est fixé en fonction des sommes exigibles au titre de l'article 23, il ne peut être manifestement disproportionné au regard des charges réellement supportées, et il ne donne lieu ni à complément ni à régularisation ultérieure.

La conséquence comptable est directe : un forfait de charges se comptabilise immédiatement en produit. Il est acquis à la SCI dès l'encaissement, définitivement, donc il ne passe jamais par le 4191. C'est le seul cas où la simplification est licite en résidence principale — et, accessoirement, la seule bonne raison de créditer un compte 7 dès le premier euro encaissé. Hors du champ de la loi de 1989 (bail de droit commun, résidence secondaire, location saisonnière), la liberté contractuelle permet aussi un forfait, avec le même traitement comptable. Voir SCI et colocation et SCI, bail mobilité et logement étudiant.

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3. Le plan de comptes de la refacturation : 4191, 4192, 614, 708, 4181

Le droit est posé, le calendrier aussi. Reste à traduire tout ça en numéros de comptes. Première mise au point : aucun plan comptable sectoriel n'impose de numérotation aux SCI. On applique le Plan Comptable Général, et deux cabinets sérieux peuvent parfaitement ne pas coder la même chose de la même façon. Ce qui compte, c'est la constance d'un exercice sur l'autre et un grand livre lisible par un tiers. Voici les comptes que nous utilisons chez sci-ai.app, avec les variantes que vous rencontrerez ailleurs.

Pourquoi 708 et pas 752 ?

Le 752 enregistre le revenu de l'immeuble : le loyer. Or une refacturation de charges n'est pas un loyer. C'est un produit accessoire, la contrepartie d'un service rendu ou d'une dépense avancée pour le compte d'un tiers. Le compte 708 « Produits des activités annexes », dans sa subdivision 7088 « Autres produits d'activités annexes » ou dans un sous-compte dédié, l'isole proprement. Évitez le 7083 : dans le PCG, il s'intitule « Locations diverses » et n'a rien à voir avec une refacturation de charges.

L'enjeu n'a rien de théorique. Prenez notre appartement à 900 € par mois avec 120 € de provisions : tout mélangé, le compte de résultat affiche 12 240 € de « loyers », soit un revenu locatif surévalué de 13,3 %. Séparé, vous lisez 10 800 € de loyer réel d'un côté et 1 440 € de provisions en transit de l'autre. C'est cette séparation qui rend un rendement calculable et des indicateurs de pilotage exploitables. Certains plans logent la refacturation dans un sous-compte de 706 : très bien, tant que le loyer et les charges ne partagent jamais le même compte. L'arborescence complète est dans notre plan comptable SCI commenté.

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4. Refacturer les charges au locataire : les écritures pas à pas

Un seul cas servira de fil rouge jusqu'à la fin du chapitre. La SCI Les Tilleuls possède un appartement en copropriété, loué nu à usage d'habitation à M. Berthier. Loyer 900 €, provision de charges 120 € : avis d'échéance de 1 020 € le 5 de chaque mois. En face, la SCI règle au syndic des appels de fonds trimestriels de 620 €.

Étape 1 — L'appel de provision (avis d'échéance)

En comptabilité d'engagement — SCI à l'IS, ou SCI à l'IR qui tient une comptabilité complète —, la créance naît à l'échéance prévue au bail. Avant même de voir l'argent arriver sur le compte.

Regardez bien la troisième ligne. Les 120 € vont au crédit d'un compte de tiers, jamais au crédit d'un compte 7. Tant que la régularisation n'a pas eu lieu, cette somme reste juridiquement due au locataire — ou à imputer sur des charges réelles quand elles seront connues. L'écriture de loyer proprement dite est détaillée dans nos écritures de loyers en SCI.

Étape 2 — L'encaissement

Si la SCI est à l'IR et tient une comptabilité de trésorerie, sans constater de créance, les étapes 1 et 2 n'en font qu'une : débit 512 de 1 020 €, crédit 752 de 900 € et crédit 4191 de 120 €. Le raisonnement ne bouge pas d'un millimètre. Le 4191 reste un compte de dette, pas un compte de résultat.

Étape 3 — Le paiement des charges par la SCI

La SCI supporte les dépenses en son nom : appels de fonds du syndic, contrat d'entretien de la chaudière, TEOM adossée à la taxe foncière. Elles partent toutes en charge, sans qu'on cherche à ce stade à trier le récupérable du non-récupérable. Ce tri viendra au décompte, pas à la saisie.

Attention aux appels de fonds travaux. Un appel de fonds pour des travaux hors budget prévisionnel (II de l'article 14-1 de la loi du 10 juillet 1965 depuis sa réécriture par l'ordonnance n° 2019-1101), ou une cotisation au fonds de travaux de l'article 14-2-1, ne suit pas le même chemin qu'un appel de charges courantes. Voyez nos guides appels de fonds de copropriété en SCI, fonds de travaux ALUR et travaux de copropriété.

Étape 4a — La régularisation avec solde débiteur (le locataire doit un complément)

Le décompte annuel tombe : 1 512 € de charges réellement récupérables, contre 1 440 € de provisions encaissées (12 × 120 €). La provision mensuelle était donc un peu juste. M. Berthier doit 72 €.

Le 4191 revient à zéro, comme il doit le faire chaque année. Et le produit constaté au 708 vaut exactement les charges récupérables du décompte : 1 512 €, pas 1 440 €, pas 2 480 €. Le complément de 72 € reste en créance au 411 jusqu'à son encaissement.

Étape 4b — La régularisation avec solde créditeur (trop-perçu à restituer)

Renversons la situation. Hiver doux, chauffage collectif moins gourmand : le décompte ne sort qu'à 1 380 €. Cette fois, c'est la SCI qui doit 60 € à son locataire.

Ces 60 € sont une dette, au passif du bilan. Deux façons de l'éteindre : un virement au locataire (débit 4192 / crédit 512) ou une imputation sur l'échéance du mois suivant (débit 4192 / crédit 411). Le mois suivant, pas trois ans plus tard. Une SCI dont le 4192 traîne des trop-perçus de 2022 a, dans les faits, cessé de rapprocher sa comptabilité du réel.

Étape 5 — La sortie du locataire et le solde de tout compte

Le locataire s'en va. La SCI arrête un décompte définitif et retient sur le dépôt de garantie ce qui reste dû au titre des charges. Rappel utile : le dépôt de garantie dort au crédit du compte 165 depuis le premier jour du bail. Il n'a jamais été un produit, et le devenir au départ du locataire serait une deuxième erreur par-dessus la première (nos écritures de dépôt de garantie en SCI détaillent le cycle complet).

Chiffrons : dépôt de 900 €, solde de charges dû de 140 €, état des lieux de sortie conforme, aucune dégradation à retenir.

Le délai de restitution. L'article 22 de la loi du 6 juillet 1989 impose la restitution du dépôt dans un mois si l'état des lieux de sortie est conforme à celui d'entrée, deux mois sinon. Dans un immeuble en copropriété, le bailleur peut conserver une provision d'au plus 20 % du dépôt jusqu'à l'arrêté annuel des comptes de la copropriété, le solde devant être restitué dans le mois qui suit. À défaut, le montant dû est majoré de 10 % du loyer mensuel hors charges par mois de retard commencé.

Étape 6 — Le cut-off de clôture (SCI à l'IS)

Situation ultra-banale : l'exercice se clôture le 31 décembre, la copropriété n'approuvera ses comptes qu'en juin. Impossible de régulariser, il faut donc estimer. Deux écritures, selon le sens du solde :

• Solde en faveur de la SCI : débit 4181 « Clients — factures à établir » / crédit 708 (et crédit 44587 pour la TVA si option TVA).
• Charges non encore facturées par le syndic : débit 614 / crédit 4686 « Charges à payer ».

Ces écritures sont contre-passées à l'ouverture de l'exercice suivant. Notre guide sur la clôture comptable d'une SCI détaille l'ensemble des travaux de cut-off, et notre checklist de clôture reprend les contrôles à effectuer sur les comptes de tiers.

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5. Traitement fiscal en SCI à l'IR : la neutralité de l'article 29

C'est le point qui déclenche le plus de discussions, y compris avec des confrères. Alors autant l'énoncer franchement : les charges récupérables encaissées ne sont pas un revenu foncier imposable. Elles ne le sont jamais. Et j'ai vu passer suffisamment de 2072 gonflées de provisions de charges pour savoir que l'idée inverse a la vie dure.

Le texte : article 29 du CGI

L'article 29 du CGI définit le revenu brut foncier comme « le montant des recettes brutes perçues par le propriétaire, augmenté du montant des dépenses incombant normalement à ce dernier et mises par les conventions à la charge des locataires ». Puis il ajoute, sans détour, qu'il n'est pas tenu compte des sommes versées par les locataires au titre des charges leur incombant. Le texte est là, il tient en une ligne.

La contrepartie est logique : ces mêmes charges, quand le propriétaire les acquitte, ne sont pas déductibles. Le BOFiP résume la mécanique d'une formule : la situation du bailleur au regard des charges locatives est en principe globalement neutre d'une année sur l'autre (BOI-RFPI-BASE-20-40). Rien n'entre, rien ne sort.

La distinction décisive : charges du locataire ou charges du propriétaire ?

Une seule question à se poser, à chaque ligne du décompte : cette dépense incombe-t-elle normalement au locataire, ou au propriétaire ? De la réponse dépend tout le traitement fiscal.

• Charge incombant au locataire (eau, chauffage collectif, entretien des parties communes, TEOM…) : le remboursement n'est pas une recette et la dépense n'est pas déductible. Neutre.
• Charge incombant au propriétaire mise par le bail à la charge du locataire (taxe foncière, prime d'assurance de l'immeuble, grosses réparations dans un bail commercial…) : le remboursement est un supplément de loyer imposable au sens de l'article 29 du CGI, et la dépense correspondante reste déductible si elle figure dans la liste de l'article 31. Le BOFiP BOI-RFPI-BASE-10-20 le confirme et exige une clause expresse du bail.

Pour une SCI à l'IR qui loue des murs commerciaux avec refacturation de la taxe foncière, la conséquence est concrète et rarement anticipée : cette refacturation gonfle le revenu brut foncier. Sur une taxe foncière de 4 000 € refacturée, ce sont 4 000 € de recette supplémentaire à déclarer, soumis à l'impôt sur le revenu des associés et aux prélèvements sociaux à 17,2 %. La déductibilité symétrique de la taxe rétablit l'équilibre, mais l'assiette a bougé — et avec elle, parfois, la tranche marginale. Notre guide taxe foncière en SCI creuse le sujet, et charges déductibles en SCI reprend la liste complète de l'article 31.

La TEOM n'est pas déductible. L'article 31, I, 1°, c du CGI ne permet de déduire que les impositions « autres que celles incombant normalement à l'occupant ». La taxe d'enlèvement des ordures ménagères, récupérable de plein droit sur le locataire, incombe normalement à l'occupant : elle est donc exclue de la déduction, alors même que la SCI l'acquitte avec sa taxe foncière (BOI-RFPI-BASE-20-50). Symétriquement, sa refacturation n'est pas une recette. Il faut donc, chaque année, retrancher la TEOM du montant de l'avis de taxe foncière avant de le porter en charge déductible. Le même c) exclut également de la déduction les taxes annuelles sur les bureaux, locaux commerciaux, locaux de stockage et surfaces de stationnement des articles 231 ter et 231 quater du CGI.

Le cas particulier des provisions de copropriété

Quand la SCI est copropriétaire, un second mécanisme vient se superposer au premier : celui de l'article 31, I, 1°, a quater du CGI. Bien a quater. Pas a ter, qui vise les charges impayées du locataire parti, ni a bis, qui vise les primes d'assurance. Les trois alinéas sont voisins, se confondent facilement, et la confusion se paie au contrôle.

Le mécanisme se joue en deux temps, à un an d'écart :

1. Année N : la SCI déduit l'intégralité des provisions versées au syndic — le CGI vise les provisions « prévues aux articles 14-1 et 14-2 de la loi du 10 juillet 1965 », c'est-à-dire les provisions du budget prévisionnel et celles appelées pour des travaux hors budget prévisionnel (attention à la numérotation : depuis l'ordonnance n° 2019-1101 du 30 octobre 2019 et la loi Climat et résilience du 22 août 2021, ces travaux hors budget figurent au II de l'article 14-1, l'article 14-2 régissant désormais le plan pluriannuel de travaux ; le CGI a conservé l'ancien renvoi) —, sans se soucier de leur ventilation ni de leur affectation effective, pour leur montant total sur la déclaration de l'année du versement au syndic (BOI-RFPI-BASE-20-70). Une somme échappe toutefois à ce régime : la cotisation au fonds de travaux de l'article 14-2-1, qui n'est pas une provision au sens du a quater — elle n'est pas déductible au versement, mais seulement lors de l'emploi effectif des sommes pour des travaux eux-mêmes déductibles (art. 31, I, 1°, a quater du CGI, qui ne vise que les articles 14-1 et 14-2 ; BOI-RFPI-BASE-20-30-30 sur les modalités de déduction des travaux).
2. Année N+1 : après l'approbation des comptes de la copropriété en assemblée générale, la SCI réintègre dans son revenu imposable la fraction des provisions déduites en N qui correspond à des charges non déductibles, à des charges récupérables sur le locataire, ainsi qu'à l'éventuel solde positif (provisions supérieures aux dépenses réelles). Un solde négatif est, à l'inverse, déductible l'année suivante.

Ce décalage d'un an est une machine à erreurs déclaratives. Concrètement, préparer la déclaration exige d'avoir sous la main l'arrêté des comptes du syndic de l'exercice précédent — celui que beaucoup jettent une fois l'assemblée générale passée. Notre guide charges de copropriété en SCI détaille la ventilation à opérer ; celui de la déclaration 2072 indique où atterrit chaque ligne.

L'exception : les charges impayées au départ du locataire

Il y a une brèche dans le principe de neutralité, une seule, et elle est ouverte par l'article 31, I, 1°, a ter du CGI : est déductible « le montant des dépenses supportées pour le compte du locataire par le propriétaire dont celui-ci n'a pu obtenir le remboursement, au 31 décembre de l'année du départ du locataire ».

Le BOFiP BOI-RFPI-BASE-20-40 en tire trois conditions cumulatives :

• les charges doivent être légalement récupérables (liste du décret 87-713 en habitation) ;
• elles ne doivent pas avoir été remboursées au 31 décembre de l'année du départ du locataire — pas de son entrée, pas de la fin du bail théorique, mais bien de son départ effectif ;
• seul le solde réellement impayé est déductible, après imputation du dépôt de garantie conservé.

Presque personne n'y pense, et c'est pourtant le seul levier pour effacer fiscalement une perte réelle sur charges. Sur un locataire parti en laissant 800 € de charges impayées après imputation du dépôt, ce sont 800 € de déduction que la SCI abandonne par simple oubli. Le traitement des loyers impayés obéit à sa propre logique : voir impayés de loyer en SCI.

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6. Traitement fiscal en SCI à l'IS : le rattachement à l'exercice

Oubliez tout ce qui précède, ou presque. À l'IS, la règle de neutralité de l'article 29 disparaît : on est en comptabilité d'engagement, et le résultat fiscal se construit à partir du résultat comptable avec les retraitements de l'article 39 du CGI. Les charges refacturées redeviennent des produits comme les autres.

Le principe : produits et charges rattachés à l'exercice

Les charges refacturées sont un produit d'exploitation au 708, rattaché à l'exercice où les charges correspondantes ont été engagées ; les charges supportées, elles, sont déductibles. Produit d'un côté, charge du même montant de l'autre : l'opération reste neutre sur le résultat. Mais elle traverse le compte de résultat, alors qu'à l'IR elle n'y entrait même pas. Nuance de présentation, pas d'impôt — sauf si le rattachement dérape.

Le vrai enjeu à l'IS : le cut-off

Puisque tout se joue sur le rattachement, la clôture décide de la sincérité du résultat. Trois contrôles, à faire dans cet ordre :

1. Le compte 4191 est-il justifié ? Son solde doit correspondre, locataire par locataire, aux provisions encaissées non encore régularisées. Un état détaillé doit pouvoir être produit.
2. Les charges de l'exercice sont-elles toutes enregistrées ? Les appels de fonds du syndic échus mais non payés, la régularisation du syndic connue après la clôture : ces éléments donnent lieu à des charges à payer (4686).
3. Le produit de refacturation est-il complet ? Si le décompte du locataire ne sera émis qu'en N+1 mais que les charges sont engagées en N, un produit à recevoir est nécessaire (4181, avec 44587 pour la TVA).

Ces trois contrôles irriguent le passage du résultat comptable au résultat fiscal — sujet traité dans du résultat comptable au résultat fiscal en SCI — et alimentent directement la liasse fiscale 2033. Un dernier argument, tout à fait pragmatique : le FEC est un fichier plat. Un vérificateur qui trie sur le compte 4191 voit en trois secondes s'il a été soldé une fois en cinq ans.

Le piège du changement de régime. Une SCI qui passe de l'IR à l'IS doit reprendre à l'ouverture le solde de son compte de provisions locataires. Beaucoup de bilans d'ouverture l'oublient, ce qui crée une dette fantôme envers les locataires — ou, pire, un produit indûment constaté. Voyez passer sa SCI de l'IR à l'IS et le bilan d'ouverture.

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7. La TVA sur les charges refacturées au locataire

Une seule règle à retenir ici : les charges refacturées suivent le sort du loyer. Elles sont l'accessoire d'une opération principale — la mise à disposition du local — et n'ont donc pas de régime autonome. Pas de TVA sur le loyer, pas de TVA sur les charges. Loyer taxé, charges taxées.

Références TVA : attention au 1er septembre 2026. Les articles du CGI cités dans ce chapitre (260, 2°, 261 D, 2°, 267, II, 2°, 269, 2, c et 283, 3) sont ceux en vigueur jusqu'au 31 août 2026. L'ordonnance n° 2025-1247 du 17 décembre 2025 transfère, à droit constant, l'ensemble des règles de TVA du CGI vers le livre II du code des impositions sur les biens et services (CIBS), à compter du 1er septembre 2026. Les solutions de fond exposées ici sont inchangées : seule la numérotation des textes évolue. Pour toute citation postérieure à cette date, reportez-vous à la table de correspondance annexée à l'ordonnance.

Location nue d'habitation : pas de TVA

La location nue d'habitation est exonérée (article 261 D, 2° du CGI), les charges refacturées le sont aussi. Ce qui a une conséquence que peu de bailleurs formulent clairement : la SCI ne récupère aucune TVA sur les charges qu'elle supporte, donc elle refacture des montants TTC. Une facture d'entretien de chaudière de 240 € TTC — soit 218,18 € HT, l'entretien d'un logement achevé depuis plus de deux ans relevant du taux réduit de 10 % de l'article 279-0 bis du CGI — se refacture bien 240 €, et non 218,18 €. Le décompte remis au locataire reprend les sommes réellement décaissées, taxe comprise.

Locaux professionnels avec option TVA : TVA à 20 % sur tout

Option exercée pour la TVA sur des locaux nus à usage professionnel (article 260, 2° du CGI) : le loyer part à 20 %, et les charges refacturées suivent au même taux. Provisions comprises — c'est le point que beaucoup ratent. La TVA sur une prestation de services est exigible à l'encaissement des acomptes ou du prix (article 269, 2, c du CGI), sauf option pour les débits. Encaisser une provision, c'est encaisser un acompte : la TVA est due tout de suite, pas à la régularisation.

Prenons un local professionnel : loyer 1 500 € HT, provision de charges 250 € HT.

Fin d'année : 3 240 € HT de charges récupérables pour 3 000 € HT de provisions encaissées (12 × 250 €). Deux écritures sont nécessaires, et pas une seule — d'abord le transfert du compte de provisions vers le produit, ensuite la facture complémentaire avec sa TVA propre.

En face, la SCI assujettie déduit la TVA sur les charges qu'elle supporte, au débit du 44566. C'est l'un des vrais bénéfices de l'option, et il se chiffre : sur un immeuble tertiaire dont les charges annuelles tournent à 60 000 € HT, la TVA déductible représente 12 000 € qui ne sortent pas de la trésorerie. Le champ de l'option est traité dans SCI et TVA, les modalités déclaratives dans la déclaration de TVA en SCI.

Le cas de la taxe foncière refacturée

Quand le bail met la taxe foncière à la charge du preneur, la refacturation constitue un complément de loyer, indissociable de la prestation de location. Elle suit donc le régime TVA du loyer : soumise à 20 % si le bail est sous option, hors champ si le bail est exonéré. La jurisprudence l'a confirmé (Cass. com., 4 décembre 2007, n° 06-21.149).

Une tentation à écarter tout de suite : traiter cette refacturation en débours au sens de l'article 267, II, 2° du CGI pour échapper à la TVA. Le régime des débours suppose que la SCI agisse au nom et pour le compte du locataire, en vertu d'un mandat, et qu'elle rende compte exactement des sommes engagées, logées dans des comptes de passage. Or le bailleur est le redevable légal de la taxe foncière. Il paie sa propre dette, pas celle de son locataire. Le montage ne tient pas, et il ne tient à peu près jamais en matière de charges immobilières.

Et la taxe sur les bureaux ?

Même logique côté TVA : refacturée en vertu du bail, la taxe annuelle sur les bureaux est un supplément de loyer. Mais attention au piège fiscal côté IR, parce que là, la symétrie se casse. L'article 31, I, 1°, c du CGI exclut expressément de la déduction les taxes annuelles des articles 231 ter et 231 quater — bureaux, locaux commerciaux, locaux de stockage, surfaces de stationnement. Refacturée : imposable en recette. Payée : non déductible. La SCI perd des deux côtés, et cela se négocie au moment de rédiger le bail, pas au moment de remplir la déclaration. Détails dans la taxe sur les bureaux en SCI.

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8. Les charges qui ne sont jamais récupérables sur le locataire

Passons au versant négatif. Certaines dépenses ne quitteront jamais le bilan de la SCI, quoi qu'en dise le bail. Savoir les repérer conditionne deux choses à la fois : la validité juridique du décompte remis au locataire, et l'exactitude du produit inscrit au 708.

Le mur de l'article 606 en bail commercial

L'article R145-35, 1° du code de commerce interdit d'imputer au preneur les grosses réparations de l'article 606 du Code civil et les honoraires qui vont avec. Et l'article 606, lui, ne date pas d'hier : gros murs et voûtes, rétablissement des poutres et des couvertures entières, digues, murs de soutènement et de clôture en entier. Traduction pour un immeuble de rapport : la toiture, la structure, le ravalement lourd.

Conséquence directe : la clause « le preneur supporte tous les travaux, y compris ceux de l'article 606 », qu'on lit encore dans un bail sur deux, est réputée non écrite dès lors que le bail a été conclu ou renouvelé depuis le 5 novembre 2014. Pour les baux antérieurs jamais renouvelés, elle continue de produire effet — jusqu'au renouvellement, où elle tombe. Sur un ravalement à 40 000 €, ce détail de date vaut cher.

Côté comptable, ces travaux suivent le régime des travaux du propriétaire : charge de l'exercice s'il s'agit d'entretien-réparation, immobilisation s'il s'agit d'une amélioration ou du remplacement d'un composant. La frontière est traitée dans nos écritures de travaux en SCI, et elle est décisive à l'IS puisqu'elle commande l'amortissement.

Le sort des charges de locaux vacants

Dans un ensemble immobilier à plusieurs locataires, l'article R145-35, 5° interdit d'imputer à un preneur les charges, impôts, taxes, redevances et coûts de travaux qui portent sur des locaux vacants ou qui reviennent à d'autres locataires. La clé de répartition est celle du bail, à défaut la surface, et la quote-part des lots vides reste sur le dos du bailleur.

Attention à ne pas confondre cette quote-part avec un simple manque à gagner : c'est une charge décaissée. Sur un immeuble de six lots dont un est vide, la SCI paie réellement la quote-part du lot vide — déterminée par la clé de répartition du bail, à défaut par la surface — sans aucune contrepartie. Ce coût s'ajoute à celui de la vacance locative, et il manque dans la plupart des prévisionnels que je vois passer.

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9. Exemple annuel complet de refacturation, avec extrait de balance

On reprend la SCI Les Tilleuls, à l'IR, son appartement en copropriété loué nu 900 € par mois avec 120 € de provisions. Exercice clos le 31 décembre 2025. Cette fois on va jusqu'au bout : les flux, l'arrêté du syndic, le décompte du locataire, la balance avant et après, puis la 2072 sur deux ans.

Les flux de l'année 2025

L'arrêté des comptes de la copropriété (exercice 2025, approuvé le 12 juin 2026)

Six mois après la clôture, le syndic sort ses comptes. La quote-part réelle de la SCI pour 2025 : 2 396 €, alors qu'elle avait appelé 2 480 €. La copropriété doit donc 84 € à la SCI. Voici comment ces 2 396 € se décomposent — et c'est cette décomposition, pas le total, qui commande la suite :

Le décompte remis au locataire

Aux 1 344 € de charges récupérables venues de la copropriété, il faut ajouter la TEOM de 168 €, récupérable de plein droit et payée par la SCI avec sa taxe foncière. Total : 1 512 €. En face, 1 440 € de provisions versées. Solde à la charge de M. Berthier : 72 €.

Extrait de balance au 31 décembre 2025, avant régularisation

Ce solde créditeur de 1 440 € au 4191 n'a rien d'anormal. Au 31 décembre 2025, le syndic n'a pas arrêté ses comptes : régulariser serait inventer un chiffre. La dette est justifiée, datée, rattachable à un locataire précis et à douze échéances identifiables. C'est exactement ce qu'on doit pouvoir dire d'un 4191 en bonne santé.

Extrait de balance après régularisation (juin 2026)

La traduction fiscale sur la déclaration 2072

Et maintenant, le grand écart. La comptabilité vient de montrer 1 512 € de produit et 2 480 € de charges de copropriété. La déclaration, elle, va raconter une tout autre histoire — étalée sur deux ans.

D'où sortent ces 1 518 € de réintégration ? De trois lignes : 1 344 € de charges récupérables sur le locataire, 90 € de travaux non déductibles, 84 € de solde positif remboursé par la copropriété. Faites la soustraction sur les 2 480 € déduits en 2025 : il reste 962 € effectivement déduits. Soit, au centime près, les charges de copropriété non récupérables et fiscalement déductibles identifiées dans l'arrêté du syndic. La boucle est fermée — et c'est le meilleur autocontrôle qui existe sur ce sujet : si le solde ne retombe pas sur la ligne « non récupérable mais déductible », il y a une erreur quelque part.

À noter sur la TEOM. Erreur classique : déduire l'avis de taxe foncière pour son montant global. La TEOM de 168 € incombe normalement à l'occupant et se récupère de plein droit sur le locataire ; elle n'est donc pas déductible du revenu foncier (article 31, I, 1°, c du CGI ; BOI-RFPI-BASE-20-50), et sa refacturation n'entre pas davantage dans les recettes brutes. L'opération est fiscalement neutre des deux côtés : seuls 1 172 € de taxe foncière sont déductibles en 2025. En comptabilité, en revanche, la TEOM figure bien au débit du 63512 et sa refacturation au crédit du 708. C'est un exemple typique d'écart légitime entre le résultat comptable et le résultat fiscal d'une SCI à l'IR.

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10. Les 8 erreurs les plus fréquentes en refacturation de charges

Voici ce que je retrouve, année après année, dans les comptes de charges locatives des SCI qui arrivent chez nous en reprise. Huit anomalies, pas cinquante. Et toutes se règlent en amont, au moment de la saisie, pas en juin en cherchant à recoller les morceaux.

Erreur 1 — Comptabiliser la provision en produit définitif

La championne toutes catégories, et celle par laquelle j'ai commencé cet article. Créditer le 752 ou le 706 d'une provision gonfle les produits, fausse le rendement affiché et, à l'IS, majore le résultat imposable d'une somme qui n'appartient pas encore à la société. À l'IR, on déclare en recettes exactement ce que l'article 29 du CGI exclut. Un seul réflexe à ancrer : toute provision va au 4191. La seule dérogation, c'est le forfait de charges.

Erreur 2 — Ne jamais solder le compte 4191

Un 4191 qui enfle d'année en année sans jamais redescendre dit une chose : personne n'a régularisé. Le locataire, lui, a trois ans pour réclamer son trop-versé, et un vérificateur lit ce solde comme un aveu. Le contrôle de clôture tient en une phrase : le solde doit s'expliquer, locataire par locataire, par les provisions encaissées depuis la dernière régularisation. Si vous ne savez pas reconstituer ce détail, le compte est déjà faux.

Erreur 3 — Confondre charges du locataire et charges du propriétaire mises à sa charge

Les premières sont fiscalement neutres à l'IR ; les secondes sont un supplément de loyer imposable. Un bail commercial qui refacture taxe foncière et assurance de l'immeuble gonfle donc le revenu brut foncier de la SCI, et derrière l'impôt sur le revenu des associés plus les prélèvements sociaux à 17,2 %. Sur 5 000 € de charges refacturées, l'assiette bouge de 5 000 €. À chiffrer avant de signer, pas à découvrir en avril.

Erreur 4 — Oublier la réintégration de l'année suivante

Déduire les provisions de copropriété en N : tout le monde y arrive. Réintégrer la fraction récupérable et non déductible en N+1 : nettement moins de monde. C'est l'un des redressements les plus fréquents sur les revenus fonciers, et il ne demande aucun talent particulier au vérificateur — l'arrêté des comptes de la copropriété lui donne le chiffre. Voir les motifs de redressement d'une SCI.

Erreur 5 — Refacturer des charges non récupérables

Honoraires de gestion locative, honoraires du syndic en habitation, ravalement, remplacement d'ascenseur, cotisation au fonds de travaux : rien de tout cela n'a sa place dans un décompte locataire. En habitation, cela finit en remboursement sur trois ans. En bail commercial, la clause tombe comme non écrite et le preneur réclame la restitution. Dans les deux cas, la SCI rend l'argent qu'elle avait comptabilisé en produit.

Erreur 6 — Passer les charges du locataire en charge déductible à l'IR

C'est l'erreur 1 vue dans l'autre sens : on déduit du revenu foncier des charges récupérables qui ne le sont pas, tout en oubliant, il est vrai, de déclarer les provisions. Le déficit obtenu est artificiel et ne survit pas au premier contrôle. La règle ne change pas d'un pouce : ni recette, ni charge.

Erreur 7 — Ne pas facturer la TVA sur les provisions d'un local sous option

Sous option TVA, la taxe est exigible dès l'encaissement de la provision — pas à la régularisation. L'oublier, c'est se préparer un rappel majoré sur trois exercices. Le travers inverse existe aussi : facturer de la TVA sur des charges refacturées relatives à un local exonéré. Là, l'article 283, 3 du CGI est impitoyable, l'émetteur est redevable de la taxe du seul fait de l'avoir facturée, et le preneur ne peut pas la déduire. Tout le monde perd.

Erreur 8 — Régler des charges depuis un compte personnel

Le gérant règle l'entretien de la chaudière avec sa carte bleue personnelle, puis la SCI refacture la dépense au locataire. La chaîne est cassée à deux endroits : aucun justificatif de décaissement au nom de la société, et un flux de refacturation qui arrive sur un compte dont la SCI n'est pas titulaire. Tout doit passer par le compte bancaire dédié de la SCI. Si le gérant avance des fonds, cette avance transite par son compte courant d'associé et fait l'objet d'une écriture de compte courant en bonne et due forme. Deux minutes de saisie contre un poste entier de comptabilité invérifiable.

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11. FAQ — Refacturation des charges au locataire en SCI