La balance âgée : suivre les loyers dus dans une SCI (2026)

Un impayé ne se découvre jamais le jour où il naît. Il se découvre trois mois plus tard, quand la trésorerie manque. Entre les deux, le loyer a continué de courir, l'échéance du prêt est tombée deux fois, et le locataire a pris de l'avance sur vous. La balance âgée des loyers est l'outil qui rend visible ce décalage : un tableau simple, qui classe chaque créance non par montant mais par ancienneté, et qui transforme un ressenti (« je crois que le studio a du retard ») en calendrier d'action daté.

Autant l'annoncer tout de suite, parce que la plupart des pages sur le sujet entretiennent le flou : la balance âgée n'est pas une obligation légale. Aucun texte ne l'impose. Aucun greffe ne la réclame. Aucun contrôleur ne la demande. Elle relève de la gestion, pas du droit — et c'est exactement pour cette raison qu'elle mérite un guide. De toutes les tâches qu'un gérant de SCI accomplit dans l'année, c'est l'une des rares qu'il fait pour lui-même, et de très loin la mieux payée : un quart d'heure par mois contre des créances à quatre chiffres récupérées parce qu'on a bougé au bon moment.

Rédigé par Quentin Hagnéré, fondateur de sci-ai.app, et vérifié contre les sources officielles (CGI, BOFiP, loi du 6 juillet 1989, plan comptable général). Mis à jour le 8 août 2026.

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1. Ce qu'est une balance âgée — et ce qu'elle n'est pas

Le terme nous vient de la gestion des créances clients en entreprise. Transposé à une SCI, il garde sa mécanique et change de matière : ce ne sont plus des factures, ce sont des quittancements. Reste à savoir ce qu'il recouvre exactement, et surtout ce qu'il ne recouvre pas — c'est là que se logent les malentendus.

Une définition en une phrase

La balance âgée, que certains logiciels appellent balance clients par antériorité et les anglo-saxons aged trial balance, est un tableau qui reprend tiers par tiers le solde restant dû à la société, puis ventile ce solde par tranches d'ancienneté calculées depuis la date d'exigibilité de chaque créance.

Elle répond à trois questions dans le même écran : qui doit, combien, depuis quand. La troisième est la seule qui compte vraiment. Un locataire qui doit 1 500 € depuis douze jours n'est pas un problème, c'est un virement en retard. Un locataire qui doit 600 € depuis cent dix jours est un dossier de recouvrement qui s'ignore. Le montant impressionne, l'ancienneté prédit.

À quoi elle ressemble

Convention retenue dans tout ce guide : la colonne « Total échu » est la somme des seules tranches d'ancienneté (0-30, 30-60, 60-90, + 90 jours). Le « non échu » est présenté à part, parce qu'il n'est pas une créance en retard : c'est une échéance déjà quittancée dont le terme n'est pas encore arrivé. Ainsi, le lot 4 doit 3 360 € échus, et porte en outre 2 880 € déjà appelés au titre du terme suivant, non encore exigibles à la date d'arrêté. Certains logiciels additionnent les deux dans une colonne « solde » unique : vérifiez toujours laquelle des deux conventions votre édition applique avant de comparer deux mois entre eux.

Une balance âgée tient sur une page. Pas besoin d'un logiciel de gestion locative à 80 € par mois, ni d'un tableur à trente onglets. Il lui faut une seule chose, et c'est précisément celle qui manque à presque toutes les SCI dont nous reprenons la comptabilité : un compte 411 subdivisé par locataire et lettré à jour.

Ce qu'elle n'est pas — trois mises au point

Ce n'est pas une obligation légale. Il n'existe aucun article du Code civil, du Code de commerce ou du CGI qui impose d'en tenir une, quel que soit le régime fiscal de la SCI. Méfiez-vous des pages qui lui inventent un fondement textuel : il n'y en a pas. Les obligations comptables réelles (tenue de livres, comptes annuels à l'IS, déclaration annuelle) sont recensées dans le guide de la comptabilité SCI et dans celui des registres comptables obligatoires. La balance âgée n'y figure nulle part.

Ce n'est pas un document à déposer. Une SCI ne dépose pas ses comptes au greffe, alors ses états de gestion... Personne ne viendra la réclamer. Elle circule là où vous décidez de la faire circuler : aux associés lors de l'approbation des comptes, à la banque à l'appui d'une demande de financement, à l'expert-comptable au moment de la clôture.

Enfin, ce n'est pas une pièce comptable. Elle ne s'enregistre pas, elle ne se justifie pas, elle ne fait pas partie des documents à conserver ni du périmètre de l'archivage numérique obligatoire. Elle se régénère, à tout moment, à partir du grand livre. Et si vous ne parvenez pas à la reconstruire en trois clics depuis vos écritures, le problème n'est pas la balance âgée : ce sont vos écritures.

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2. La différence structurante : SCI à l'IR ou à l'IS

Une frontière commande tout le reste, alors autant la poser avant la technique. La balance âgée ne sert pas à la même chose selon que votre SCI est à l'impôt sur le revenu ou à l'impôt sur les sociétés. Confondre les deux logiques mène à l'une ou l'autre de ces deux impasses : s'inquiéter pour rien, ou ne pas s'inquiéter du tout. La seconde coûte plus cher.

SCI à l'IR : une comptabilité de caisse

Une SCI de location nue non optante relève de l'article 8 du CGI : le résultat se détermine au niveau de la société, mais l'impôt frappe les associés, dans la catégorie des revenus fonciers (mécanisme expliqué en détail dans la translucidité fiscale). Et en revenus fonciers, la règle est celle de la caisse :

• Article 29 du CGI : le revenu brut des immeubles donnés en location est constitué par le montant des recettes brutes perçues par le propriétaire, augmenté du montant des dépenses lui incombant normalement et mises par convention à la charge des locataires, et diminué des dépenses qu'il a supportées pour le compte de ces derniers. Ce sont donc les recettes réellement encaissées qui forment la base, quelle que soit leur origine : loyers, arriérés, ou sommes qui s'y substituent (BOI-RFPI-BASE-10-10).
• Article 28 du CGI : le revenu net foncier est égal à la différence entre le montant du revenu brut et le total des charges de la propriété.

Tout tient dans un mot : perçues. Un loyer quittancé mais jamais encaissé n'est pas une recette. Il n'entre pas dans la base imposable, et il ne se déclare pas. Dans la foulée, aucune provision pour dépréciation de créance n'est déductible en revenus fonciers : la liste des charges déductibles de l'article 31 du CGI est limitative et n'en prévoit aucune — la seule « provision » qu'elle admette est celle payée au syndic au titre des charges de copropriété (art. 31, I, 1°, a quater du CGI), qui n'a rien à voir avec un risque d'impayé. Le mécanisme n'aurait de toute façon aucun objet, puisque le loyer n'a jamais été imposé. Le BOFiP le confirme dans sa doctrine sur les loyers imposables (BOI-RFPI-BASE-10-10) : les loyers arriérés sont compris dans les recettes brutes de l'année au cours de laquelle ils sont perçus, pas de celle où ils étaient dus (voir aussi BOI-RFPI-CHAMP-40 sur la période d'imposition).

Deux suites de cette règle passent presque toujours à la trappe. D'abord, si la SCI encaisse un jour l'arriéré, après jugement, plan d'apurement ou saisie, la totalité de la somme devient imposable au titre de l'année de l'encaissement, même si elle couvre trois exercices antérieurs. Un rattrapage d'impayés peut donc provoquer un pic de revenu foncier, et il vaut alors la peine d'examiner le système du quotient. Ensuite, l'indemnité versée par une assurance loyers impayés est elle-même imposable en revenus fonciers l'année de son encaissement (art. 29 du CGI, BOI-RFPI-BASE-10-10) : elle constitue une recette qui se substitue au loyer. La GLI ne neutralise pas l'impôt, elle remplace le loyer.

Pour le gérant, la conclusion est nette : à l'IR, la balance âgée n'a aucune portée fiscale. Elle sert la trésorerie et le recouvrement, ce qui est déjà considérable — l'échéance du prêt, elle, ignore superbement la comptabilité de caisse. Elle sert aussi le droit, puisque la créance civile vit sa vie indépendamment de son sort fiscal : c'est elle qui se prescrit, c'est elle qu'on réclame.

Le piège du raisonnement « pas imposable, pas grave » : un impayé non imposé reste un impayé. Il ne coûte pas d'impôt, il coûte exactement son montant, en euros, sur le compte. Une SCI à l'IR peut très bien afficher un revenu foncier famélique, donc une note fiscale minuscule, et ne plus pouvoir honorer son échéance de crédit le 5 du mois suivant. Le sujet est pris de front dans le cash-flow d'une SCI.

SCI à l'IS : une comptabilité d'engagement

À l'IS, tout s'inverse. Le résultat obéit aux règles des bénéfices industriels et commerciaux, par renvoi de l'article 209, I du CGI, et deux textes commandent le sort d'un loyer impayé :

• Article 38, 2 du CGI : le bénéfice net est constitué par la différence entre les valeurs de l'actif net à la clôture et à l'ouverture de l'exercice. Une créance de loyer est un élément d'actif : elle augmente l'actif net, donc le bénéfice, qu'elle soit encaissée ou non.
• Article 38, 2 bis du CGI : pour les prestations continues rémunérées notamment par des intérêts ou des loyers, les produits sont pris en compte au fur et à mesure de l'exécution. Le loyer d'un mois est donc rattaché au résultat de l'exercice au cours duquel ce mois s'est écoulé — indépendamment du paiement.

Traduction : une SCI à l'IS est imposée sur un loyer qu'elle n'a pas reçu. Elle paie de l'impôt avec de l'argent qui n'est jamais entré. D'où le rôle décisif de la balance âgée dans ce régime : elle est le point de départ du seul mécanisme correctif disponible, la dépréciation de créance douteuse de l'article 39, 1, 5° du CGI. Ses conditions sont exigeantes — perte probable, nettement précisée quant à son objet, justifiée par des diligences réelles, effectivement constatée dans les écritures de l'exercice et portée sur le relevé des provisions prévu à l'article 38 de l'annexe III au CGI. Le guide consacré à la provision pour créance douteuse les reprend une à une.

Deux précisions font échouer beaucoup de dotations en contrôle. D'abord, la dépréciation s'apprécie créance par créance : une provision forfaitaire calculée sur un pourcentage global du poste clients est rejetée. Ensuite, elle est limitée au montant hors taxes de la créance, la TVA étant de son côté récupérable en cas d'irrécouvrabilité définitive (BOI-BIC-PROV-40-20).

Un détail que presque personne n'anticipe, et qui fait mal : à l'IS, tant que le bail n'est pas résilié, le loyer continue de courir et de générer un produit imposable. Le locataire est parti en juillet sans donner congé, il n'a rien payé depuis, personne n'a fait constater la résiliation — et le compte 7061 s'incrémente chaque mois d'un loyer fantôme sur lequel la SCI paiera l'IS. La balance âgée est le seul document qui rend cette anomalie visible avant la clôture, c'est-à-dire à un moment où on peut encore agir.

Le tableau de comparaison

Cette opposition entre caisse et engagement dépasse largement le suivi des loyers : elle structure toute la tenue des comptes. Elle est traitée pour elle-même dans comptabilité de trésorerie ou d'engagement en SCI. Et si le régime fiscal de votre SCI n'est pas encore arrêté, le comparatif complet est dans SCI à l'IS ou à l'IR.

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3. Les comptes qui nourrissent la balance âgée

Une balance âgée exploitable ne s'improvise pas le jour où on en a besoin. Elle se prépare une fois pour toutes, au moment où l'on ouvre le plan de comptes de la SCI. Cinq familles de comptes entrent en jeu.

Le compte 411 « Clients », subdivisé par locataire

C'est la colonne vertébrale, et la règle tient en trois mots : un locataire = un compte auxiliaire. Surtout pas un 411 global où s'empilent les mouvements de tous les lots. Avec un compte unique, aucune ancienneté n'est calculable, et la balance âgée devient structurellement impossible à produire.

Le 411 se débite du montant quittancé (loyer + charges + TVA le cas échéant) et se crédite de chaque encaissement. Solde débiteur : le locataire doit. Solde créditeur : il a payé d'avance, ou un trop-perçu attend sa régularisation. Le détail des écritures de quittancement figure dans écritures de loyers en SCI.

Le compte 416 « Clients douteux ou litigieux »

Le locataire conteste, a disparu, ou vient de recevoir un commandement de payer ? La créance devient douteuse : on la sort du 411 pour la porter au 416, par un simple virement de compte à compte. Elle ne change ni de montant ni de nature juridique, elle change de statut de gestion. Ce transfert prépare la dépréciation à l'IS et, dans la balance âgée, sépare d'un coup d'œil ce qui relève encore de l'amiable de ce qui est déjà passé au contentieux.

Les comptes de décalage : 4181 et 4191

• 4181 « Clients — factures à établir » : à l'IS, le loyer couru à la clôture mais non encore quittancé (typiquement sur un bail commercial à terme échu trimestriel) est rattaché à l'exercice par ce compte, en application de l'article 38, 2 bis du CGI. Il représente une créance certaine mais non encore matérialisée — elle appartient à la colonne « non échu » de votre balance.
• 4191 « Clients — avances et acomptes reçus sur commandes » (subdivision du 419 « Clients créditeurs » du plan comptable général, règlement ANC n° 2014-03 modifié, dans sa rédaction issue du règlement ANC n° 2022-06 applicable aux exercices ouverts à compter du 1^er janvier 2025) : c'est le compte des provisions pour charges et des loyers payés d'avance. Une provision de charges encaissée n'est pas un produit : c'est une avance, aussi longtemps que la régularisation annuelle n'a pas eu lieu. À lui seul, ce point explique la moitié des balances âgées fausses que nous voyons passer. Le chapitre 7 lui est consacré.

Le compte 165 « Dépôts et cautionnements reçus »

Le dépôt de garantie n'est ni un produit, ni un acompte sur loyer : c'est une dette de la SCI envers le locataire, inscrite au passif au compte 165. Sa restitution est encadrée par l'article 22 de la loi du 6 juillet 1989 : un mois à compter de la remise des clés si l'état des lieux de sortie est conforme à celui d'entrée, deux mois sinon, avec une majoration de 10 % du loyer mensuel en principal par mois de retard commencé. Une seule échappatoire, prévue par le même texte : cette majoration n'est pas due lorsque le défaut de restitution résulte de l'absence de transmission par le locataire de sa nouvelle adresse.

Il ne doit jamais venir en déduction d'un loyer courant dans la balance âgée. Le faire fabrique deux erreurs d'un seul geste : la créance affichée est minorée, donc l'alerte ne se déclenche pas ; et la dette de restitution s'évapore du passif, donc la SCI se croit plus riche qu'elle n'est. Le traitement complet, de l'entrée dans les lieux au décompte de sortie, est dans écritures du dépôt de garantie en SCI.

Les comptes de produits et de dépréciation

Un plan de comptes locataires réaliste pour une SCI de trois lots

Voilà, très concrètement, comment nous paramétrons une SCI de trois lots dont un local professionnel avec option TVA. Rien d'exotique là-dedans : le plan comptable général suffit largement, il faut juste accepter de le subdiviser.

Attention en lisant la suite : l'exemple chiffré du chapitre 8 porte sur une autre SCI, qui compte quatre lots. La numérotation y obéit au même principe — un rang de compte par lot, le rang 3 pour le troisième lot — mais désigne évidemment d'autres locataires. Ne comparez jamais deux numérotations auxiliaires sans regarder d'abord à quelle société elles appartiennent.

Ce paramétrage coûte une demi-heure au démarrage de la SCI. Ne pas le faire coûte trois heures de reconstitution par exercice, à vie. Le calcul est vite fait. La logique d'ensemble du plan de comptes d'une société civile immobilière est détaillée dans plan comptable d'une SCI.

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4. Construire la sienne à partir du grand livre

Le plan de comptes est en place : reste à en extraire le tableau. Cinq étapes, aucun outil particulier. De la méthode, surtout, et un peu de constance sur les deux dernières — celles que tout le monde saute.

Étape 1 — Partir des écritures non lettrées

La matière première, c'est le grand livre auxiliaire des comptes 411 et 416, filtré sur les écritures non lettrées. Lettrer, c'est apparier chaque quittancement avec l'encaissement qui le solde. Une écriture lettrée est éteinte, elle quitte la balance âgée. Une écriture non lettrée reste due, et son âge court.

Voilà pourquoi une SCI qui ne lettre jamais ne peut pas produire de balance âgée. Son compte 411 affiche bien un solde, mathématiquement exact, mais impossible à ventiler : il annonce « il manque 3 000 € » sans dire depuis quand, ni sur quel lot, ni contre qui agir.

Étape 2 — Retenir la bonne date

Voilà le point technique le plus souvent raté, et de loin. La date qui compte est celle de l'exigibilité prévue au bail. Ni la date d'édition de la quittance, ni la date de saisie comptable.

• Bail d'habitation à terme à échoir (le cas le plus courant) : le loyer de mars est exigible le 1^er mars. Au 31 décembre, il a 305 jours.
• Bail à terme échu : le loyer de mars est exigible le 31 mars ou le 1^er avril selon la rédaction. Vérifiez la clause, elle change tout le calendrier.
• Bail commercial trimestriel : l'exigibilité est celle du terme, souvent le premier jour du trimestre civil. Une échéance manquée au 1^er octobre a 91 jours au 31 décembre — elle bascule dans la tranche la plus grave.

Pourquoi écarter la quittance ? Parce qu'elle n'est pas une facture. L'article 21 de la loi du 6 juillet 1989 oblige le bailleur à transmettre gratuitement une quittance au locataire qui en fait la demande : ce document atteste d'un paiement déjà reçu. Il constate, il ne crée rien. La créance, elle, naît du bail et de l'écoulement du temps. La distinction et ses conséquences pratiques sont développées dans quittance de loyer en SCI.

Étape 3 — Définir ses tranches

Non échu, 0-30, 30-60, 60-90, plus de 90 jours : ce découpage classique n'a rien de normatif, adaptez-le si votre situation l'exige. En locatif, il fonctionne bien parce qu'il épouse le rythme mensuel du bail — une tranche, un terme manqué. Trois remarques tirées de la pratique :

• La colonne « non échu » ne contient aucun impayé. Elle sert à anticiper : sur un bail commercial trimestriel, elle vous prévient qu'une échéance de 2 880 € tombe dans dix jours.
• Sur des baux commerciaux trimestriels, découper en tranches de 30 jours n'a pas de sens : une échéance manquée saute directement trois cases. Passez en 0-90 / 90-180 / plus de 180.
• Suivez la tranche « plus de 90 jours » comme un indicateur autonome, séparément du total. C'est elle, et elle seule, qui prédit les pertes.

Étape 4 — Neutraliser ce qui n'a rien à y faire

Trois montants n'ont rien à faire dans la colonne « dû ». Les y laisser, c'est fabriquer une balance qui ment :

Étape 5 — Rapprocher avant d'éditer

Éditer une balance âgée avant d'avoir fait le rapprochement bancaire, c'est fabriquer des impayés qui n'existent pas. Les virements de fin de mois ne sont pas encore saisis, les créances correspondantes ressortent comme non soldées, et l'on relance des locataires parfaitement à jour. Rien n'abîme plus vite une relation locative qu'un rappel de loyer pour une somme déjà virée.

La séquence ne souffre aucune exception : importer les mouvements bancaires → les affecter → lettrer → éditer la balance âgée. Toute la mécanique est décrite dans le rapprochement bancaire en SCI, y compris pour les SCI dépourvues de compte dédié — anomalie à corriger avant tout le reste, voir compte bancaire de SCI.

Le cas particulier des SCI à l'IR tenues en trésorerie

Beaucoup de SCI à l'IR se contentent d'une comptabilité de recettes et de dépenses, ce que la loi tolère parfaitement. Conséquence : pas de compte 411, les loyers n'apparaissent qu'à l'encaissement. La balance âgée se construit alors en dehors de la comptabilité, par différence entre deux séries :

1. Le quittancement théorique : pour chaque bail, loyer + charges × nombre d'échéances écoulées depuis l'entrée dans les lieux (ou depuis le 1^er janvier).
2. Les encaissements réels, tels qu'ils figurent sur le compte bancaire de la SCI.

L'écart, ventilé par échéance manquée, est la balance âgée. Moins élégant qu'un grand livre auxiliaire, j'en conviens, mais amplement suffisant pour une SCI de deux ou trois lots. Ceux qui travaillent sur tableur trouveront des repères de méthode, et la liste de ses limites, dans tenir la comptabilité d'une SCI sur Excel.

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5. Lire la balance âgée : seuils, DSO, taux d'impayés

Un tableau que l'on regarde sans savoir ce qu'il déclenche ne sert à rien. Toute la valeur de l'outil tient dans un principe : à chaque tranche d'ancienneté correspond une décision différente, dont le coût et la portée juridique augmentent à mesure que la créance vieillit.

Les quatre seuils de décision

Attention aux délais réels du commandement de payer. En bail d'habitation, la clause résolutoire ne produit effet que six semaines après un commandement demeuré infructueux (art. 24 de la loi du 6 juillet 1989, dans sa rédaction issue de la loi n° 2023-668 du 27 juillet 2023). Mais ce délai raccourci ne vaut pas pour tout le monde : par un avis du 13 juin 2024 (demande d'avis n° 24-70.002), la Cour de cassation a jugé que la loi nouvelle n'a pas eu pour effet de modifier les délais figurant dans les clauses des baux en cours au jour de son entrée en vigueur. Autrement dit, pour un bail antérieur, c'est le délai stipulé dans la clause résolutoire du contrat qui s'applique — le plus souvent deux mois, puisque les baux reprenaient l'ancien délai légal, mais pas nécessairement : une clause qui renvoie au « délai légal » ou fixe un autre délai conduit à un autre résultat. Vérifiez donc la date de conclusion du bail avant de calculer votre échéance, et relisez surtout la rédaction exacte de votre clause résolutoire : le contrat type de location a par ailleurs été refondu par le décret n° 2026-596 du 6 juillet 2026, dont l'article 1^er s'applique aux contrats conclus ou renouvelés à compter du 1^er octobre 2026.

Le point que presque aucune SCI n'anticipe. L'article 24 de la loi du 6 juillet 1989 impose aux bailleurs personnes morales, et une SCI en est une, de ne pas faire délivrer d'assignation aux fins de constat de résiliation avant l'expiration d'un délai de deux mois suivant la saisine de la commission de coordination des actions de prévention des expulsions locatives (CCAPEX), à peine d'irrecevabilité de la demande. Le texte réserve expressément le cas des sociétés civiles constituées exclusivement entre parents et alliés jusqu'au quatrième degré inclus : une SCI familiale au sens de ce texte échappe donc à ce délai supplémentaire, une SCI entre amis ou avec un associé extérieur non. Concrètement, une SCI non familiale doit ajouter deux mois à son calendrier de recouvrement. Raison de plus pour ne pas découvrir l'impayé au bout de quatre mois.

Le DSO transposé au locatif

Le DSO (Days Sales Outstanding, délai moyen d'encaissement) vient du crédit management. Comme la balance âgée, il n'a aucun fondement textuel, et comme elle, il s'adapte remarquablement bien au locatif :

Une SCI dont tous les locataires paient à l'échéance affiche un DSO proche de zéro : le loyer entre le mois où il est dû. Nous ne sommes pas dans le commerce entre entreprises, il n'y a aucun délai contractuel de 30 ou 60 jours à absorber. Autrement dit, dès qu'on dépasse la quinzaine de jours, une partie du portefeuille paie mal — et la balance âgée dit immédiatement laquelle.

Les trois autres indicateurs qui comptent

Aucun de ces ratios n'a valeur normative. Ce ne sont pas des seuils réglementaires, seulement des ordres de grandeur de gestion, et ils ne prennent leur sens qu'en regard des autres chiffres de la SCI : taux d'occupation, rendement net, couverture d'échéance. Tous sont passés en revue dans les indicateurs de pilotage d'une SCI et, pour la rentabilité elle-même, dans calculer le rendement d'une SCI.

Ce que la banque regarde vraiment

Acquisition d'un lot supplémentaire, renégociation de crédit, rachat de parts : dès qu'une SCI monte un dossier de financement, l'analyste va au-delà des loyers inscrits au bail. Trois choses l'intéressent dans la balance âgée.

• L'écart entre quittancé et encaissé. Un rendement calculé sur les loyers théoriques est un rendement de brochure. Le banquier calcule le sien sur les encaissements.
• La concentration. Une SCI dont 70 % des loyers viennent d'un locataire unique — cas fréquent avec un local commercial ou un immeuble de rapport partiellement loué — porte un risque binaire. La balance âgée le rend visible.
• La récurrence. Un impayé isolé et soldé est un accident. Un même locataire qui figure dans la tranche 30-60 jours douze mois d'affilée est un défaut de sélection, ou un loyer trop élevé pour le marché — sujet traité dans valeurs locatives et révision du loyer.

L'ensemble des critères d'appréciation d'un dossier de prêt en SCI est développé dans prêt bancaire pour une SCI.

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6. De la balance à l'action : le calendrier de relance

Un tableau de bord que l'on contemple ne sert à personne. Voici le calendrier que je recommande pour un bail d'habitation à terme à échoir, exigibilité au 1^er du mois, les jours étant comptés depuis l'échéance manquée.

L'articulation avec la GLI et la caution

Deux protections existent, mais on ne les empile pas comme on veut. L'article 22-1 de la loi du 6 juillet 1989 interdit au bailleur qui a souscrit une assurance garantissant les obligations locatives d'exiger en plus un cautionnement, sauf si le logement est loué à un étudiant ou à un apprenti. La protection se choisit donc à la signature du bail. Pas le jour de l'impayé, où il est trop tard.

La restriction que les SCI découvrent trop tard. Le même article 22-1, dans son troisième alinéa, pose une règle propre aux bailleurs personnes morales : lorsque le bailleur est une personne morale autre qu'une société civile constituée exclusivement entre parents et alliés jusqu'au quatrième degré inclus, le cautionnement ne peut être demandé que s'il est apporté par l'un des organismes figurant sur une liste fixée par décret en Conseil d'État — la garantie Visale en est l'exemple courant — ou si le logement est loué à un étudiant ne bénéficiant pas d'une bourse de l'enseignement supérieur. Autrement dit, une SCI non familiale ne peut pas, en principe, exiger la caution personnelle d'un parent ou d'un proche du locataire. Le calendrier ci-dessus prévoit une « information de la caution » : encore faut-il qu'il y en ait une que la SCI pouvait légalement demander. Vérifiez ce point à la signature du bail, pas au premier impayé — c'est la même frontière familiale / non familiale que celle qui commande la saisine préalable de la CCAPEX.

• Garantie loyers impayés (GLI) : le point critique est le délai contractuel de déclaration du sinistre, souvent compris entre 30 et 90 jours après le premier impayé. Une balance âgée éditée une fois l'an fait rater ce délai à tous les coups : l'assureur oppose la déchéance, et vous avez payé trois ans de primes pour rien. Voilà, très concrètement, ce que coûte l'absence de suivi mensuel. Ajoutez le revers fiscal : l'indemnité versée au titre de la GLI est un revenu foncier imposable l'année de son encaissement (art. 29 du CGI, BOI-RFPI-BASE-10-10). Elle remplace le loyer, impôt compris. Détails dans assurance PNO et GLI en SCI.
• Cautionnement (quand la SCI pouvait en exiger un, voir l'encadré ci-dessus) : la caution s'informe dès les premiers impayés. Attendre six mois pour l'appeler, c'est affaiblir son propre recours et s'exposer à un débat sur le préjudice causé par l'inertie du bailleur. Les mentions obligatoires et les obligations d'information sont détaillées dans caution du locataire en SCI.

Ne pas laisser prescrire

Une créance qui vieillit ne fait pas que peser sur la trésorerie : elle finit par s'éteindre.

• Bail d'habitation soumis à la loi du 6 juillet 1989 : toutes les actions dérivant du contrat de bail se prescrivent par trois ans à compter du jour où le titulaire du droit a connu ou aurait dû connaître les faits lui permettant de l'exercer (art. 7-1 de cette loi). Le même article réserve toutefois l'action en révision du loyer par le bailleur, qui se prescrit par un an à compter de la date convenue au bail pour la réviser. La prescription triennale reste la règle applicable à l'action en recouvrement des loyers impayés.
• Autres baux (commercial, professionnel, local nu hors champ de la loi de 1989) : le droit commun de l'article 2224 du Code civil s'applique, soit cinq ans.

Une balance âgée qui laisse une ligne franchir la barre des trois ans a laissé disparaître un droit — et, à l'IS, laissé passer aussi le moment optimal pour constater la perte.

Où s'arrête ce guide

Je m'arrête volontairement ici sur la procédure. Le recouvrement proprement dit occupe un guide entier, de la mise en demeure aux délais de grâce, du rôle du juge à l'expulsion : impayés de loyer en SCI. L'écriture de provision pour créance douteuse et ses conditions de déductibilité ont, elles aussi, leur guide dédié. Celui que vous lisez traite de ce qui vient avant les deux : l'outil de suivi qui déclenche l'action au bon moment, quand elle sert encore à quelque chose.

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7. Le cas des charges et des régularisations

Voilà le poste qui pollue toutes les balances âgées mal tenues. Chaque mois, le locataire verse un loyer et une provision de charges. Les deux arrivent dans le même virement, sur la même ligne de relevé bancaire. Et pourtant ils n'ont ni la même nature comptable, ni le même régime.

Une provision de charges n'est pas un produit

L'article 23 de la loi du 6 juillet 1989 prévoit que les charges récupérables peuvent donner lieu au versement de provisions et doivent, en ce cas, faire l'objet d'une régularisation annuelle. La liste des charges récupérables est fixée limitativement par le décret n° 87-713 du 26 août 1987 : tout ce qui n'y figure pas reste à la charge du bailleur.

Comptablement, cela se traduit ainsi :

1. À l'appel, la provision est portée au crédit du 4191 « Clients — avances et acomptes reçus », jamais en produit.
2. À la régularisation, on solde le 4191 et l'on constate le produit réel au 7062, à hauteur des charges effectivement récupérables.
3. Le solde — trop-perçu à rembourser, ou complément à réclamer — devient une position ordinaire : dette envers le locataire, ou créance au 411 qui prend rang dans la balance âgée à sa date d'exigibilité.

Les règles de forme à connaître avant de réclamer

Attention : un complément de charges ne se réclame pas comme un loyer. L'article 23 impose au bailleur, un mois avant la régularisation, de communiquer au locataire le décompte par nature de charges et, en immeuble collectif, le mode de répartition entre les locataires. Les pièces justificatives doivent être tenues à sa disposition pendant six mois à compter de l'envoi du décompte. Enfin, lorsque la régularisation n'a pas été effectuée avant le terme de l'année civile suivant celle de l'exigibilité des charges, le locataire peut demander à s'acquitter par douzième.

Une précision s'impose ici, parce qu'elle circule beaucoup à l'envers. Le retard de régularisation ne fait pas perdre la créance de charges : l'article 23 n'assortit d'aucune sanction ni l'absence de régularisation, ni le défaut de communication du décompte un mois avant, et la jurisprudence juge de façon constante que le bailleur conserve son droit au paiement et peut régulariser à tout moment, dans la seule limite de la prescription triennale de l'article 7-1 de la loi de 1989. La seule conséquence légale du retard est celle que prévoit l'article 23 lui-même : le paiement par douzièmes, à la demande du locataire.

D'où une conséquence de gestion, et non de droit : un rappel de charges qui n'a pas encore été régularisé dans les formes s'isole sur une ligne distincte de la balance âgée. La créance existe et court à la prescription, mais elle est mal armée en preuve tant que le décompte n'a pas été communiqué, et son recouvrement peut être étalé sur douze mois. La mélanger aux loyers, c'est afficher comme immédiatement exigible une somme dont le calendrier d'encaissement n'est pas le même. Les modalités de refacturation sont détaillées dans charges locatives en SCI et refacturation des charges au locataire.

Tout ce qui précède vise le bail d'habitation. Ni l'article 23 de la loi du 6 juillet 1989, ni le décret du 26 août 1987 ne s'appliquent à un bail commercial. La répartition des charges y relève de l'article L145-40-2 du Code de commerce, qui impose d'annexer au bail un inventaire précis et limitatif des catégories de charges, impôts et redevances, et des articles R145-35 à R145-37, applicables aux baux conclus ou renouvelés à compter de la publication du décret n° 2014-1317, le 5 novembre 2014 (art. 8 du décret) : le bailleur communique un état récapitulatif annuel au plus tard le 30 septembre de l'année suivant celle de l'exercice concerné, ou, pour un immeuble en copropriété, dans les trois mois de la reddition des charges de copropriété. Le solde de régularisation du lot commercial de notre exemple obéit donc à ce calendrier-là, pas à celui de l'habitation.

Le cas des appels de fonds de copropriété

Ne confondez jamais le rythme du syndic avec celui du bail. D'un côté, la SCI règle des appels de fonds trimestriels à la copropriété, en charges. De l'autre, elle encaisse des provisions mensuelles de son locataire, au 4191. Ces deux flux ne se compensent pas et ne se synchronisent jamais — au 31 décembre, l'écart entre les deux est la règle, pas l'anomalie. Voir appels de fonds de copropriété en SCI et charges de copropriété.

Et la TVA, quand il y a option

Si la SCI a opté pour la TVA sur un local professionnel (art. 260-2° du CGI), la créance inscrite au 411 est TTC, tandis que le produit constaté au 706 est HT. L'écart, c'est la TVA collectée au 44571. Jusqu'ici, rien de compliqué.

La subtilité arrive ensuite. Une location est une prestation de services, et pour les prestations de services la TVA est en principe exigible lors de l'encaissement des acomptes ou du prix — sauf si le prestataire a opté pour le paiement d'après les débits (art. 269, 2, c du CGI). Or une SCI qui a pris cette option déclare et reverse la TVA sur un loyer qu'elle n'a jamais reçu. L'impayé lui coûte alors deux fois : le loyer, plus la TVA avancée au Trésor.

Reste le rattrapage. Lorsque la créance devient définitivement irrécouvrable, l'article 272, 1 du CGI autorise à imputer ou à se faire restituer la TVA initialement acquittée. Deux conditions : établir la preuve de l'irrécouvrabilité (échec des poursuites, clôture pour insuffisance d'actif, certificat du mandataire) et adresser au locataire un duplicata de facture portant la mention réglementaire relative à la TVA non déductible (BOI-TVA-DED-40-10-20). Et ne mélangez pas les deux bases : la dépréciation comptable, elle, se calcule hors taxes. Ces mécanismes sont détaillés dans option TVA en SCI et déclaration de TVA d'une SCI.

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8. Exemple complet : une SCI de quatre lots au 31/12

Passons au concret. La SCI Les Tilleuls détient quatre lots, clôture au 31 décembre 2026, échéances au 1^er du mois en terme à échoir — sauf le local commercial, payable par trimestre. Option TVA sur le lot 4 uniquement.

La balance âgée au 31 décembre 2026

Quittancé sur l'exercice 2026, toutes lignes confondues (25 920 € pour les trois logements, 11 520 € TTC pour le local commercial, 480 € TTC de régularisation de charges — soit 400 € HT et 80 € de TVA) : 37 920 €. Conformément à la convention posée au chapitre 1, la colonne « Total échu » n'additionne que les quatre tranches d'ancienneté ; la colonne « non échu » correspond à l'échéance trimestrielle du 1^er janvier 2027 du bail commercial, déjà quittancée en décembre (elle est donc bien débitée au 411400, sans quoi elle ne figurerait nulle part), et n'entre ni dans les 7 995 € ni dans les ratios ci-dessous. Contrôle de cohérence : le solde débiteur cumulé des comptes 411 et 416 vaut 7 995 + 2 880 = 10 875 €, et non 7 995 €.

Le calcul des tranches, en quantièmes de l'année 2026 (365 jours), ne laisse pas de place à l'appréciation : une échéance du 1^er décembre a 30 jours au 31 décembre, celle du 1^er novembre en a 60, celle du 1^er octobre en a 91, celle du 1^er septembre 121, celle du 1^er août 152 et celle du 1^er juillet 183. C'est ce qui fait basculer d'un coup quatre des six échéances impayées de M. Delaunay, et la totalité du terme trimestriel de la SARL Ondine, dans la tranche « plus de 90 jours ».

Lecture ligne à ligne

Berthier — 0 €. Rien à signaler ? Pas si vite. Mme Berthier a viré 870 € le 28 décembre pour l'échéance de janvier 2027, qui n'a pas encore été quittancée. Cette avance va au crédit du 419100 : aucun produit n'a été enregistré, elle ne vient pas en déduction d'une créance, et il n'y a rien à neutraliser ailleurs. Attention à ne pas empiler les deux traitements possibles, erreur que je vois régulièrement : ou bien l'échéance n'est pas appelée et l'encaissement reste une avance au 4191 ; ou bien elle a été quittancée (411 débité, 706 crédité) et le produit se reporte alors au 487 « Produits constatés d'avance » — mais dans ce second cas les 870 € ne passent pas par le 4191. Les inscrire au crédit des deux comptes gonflerait le passif de 1 740 € pour un seul virement. Et surtout : pas question de « compenser » ces 870 € avec la dette de Delaunay pour obtenir un total plus présentable. Deux tiers différents, aucune compensation possible. Cette tentation-là, je la vois tous les mois.

Nguyen — 1 035 €, dont rien au-delà de 60 jours. Un demi-loyer de novembre, plus décembre en entier. Le profil est celui d'une difficulté passagère, pas d'un défaut : la créance n'a jamais franchi la barre des 60 jours. Décision : relance écrite et échéancier sur trois mois, formalisé noir sur blanc. Surtout pas de commandement de payer. Il coûterait plus cher que la créance et abîmerait une relation locative parfaitement saine.

Delaunay — 3 600 €, dont 2 400 € au-delà de 90 jours. Voilà le vrai dossier. Le locataire a cessé de payer en juillet, puis quitté les lieux sans donner congé. Six échéances manquées, et les quatre plus anciennes — juillet, août, septembre, octobre — ont toutes franchi la barre des 90 jours au 31 décembre. Le point qui change tout : le bail n'a jamais été résilié. Le loyer continue donc de courir et, à l'IS, de générer un produit imposable mois après mois. La créance a basculé du 411300 au 416300 en octobre. Quatre décisions : (1) constater la dépréciation à hauteur du risque de non-recouvrement ; (2) faire résilier judiciairement le bail pour arrêter l'hémorragie comptable ; (3) vérifier le délai de déclaration GLI, car s'il est dépassé l'assurance ne jouera pas ; (4) laisser les 540 € de dépôt de garantie au 165 tant que le décompte de sortie n'est pas établi — ils ne viennent pas en déduction des 3 600 € affichés. Notez le montant : l'article 22 de la loi du 6 juillet 1989 plafonne le dépôt de garantie d'un logement nu à un mois de loyer en principal, charges exclues. Sur ce studio à 540 € + 60 € de charges, le maximum légal est donc 540 €, pas 600 € — c'est exactement le mélange loyer/charges dénoncé plus haut, et il se glisse dans un bail sur deux.

SARL Ondine — 3 360 €, dont 2 880 € au-delà de 90 jours. Le réflexe consistant à ranger un terme trimestriel dans la tranche « 60-90 » est précisément le piège : l'échéance du 1^er octobre a 91 jours au 31 décembre, elle est donc dans la tranche la plus grave, au même titre que les arriérés de M. Delaunay. S'y ajoute un solde de régularisation de charges de 480 € TTC, exigible en novembre, qui reste lui en 30-60 jours. En bail commercial, le tempo est plus rapide qu'en habitation : la clause résolutoire produit effet un mois après un commandement demeuré infructueux (art. L145-41 du Code de commerce), et c'est le tribunal judiciaire, non le juge des contentieux de la protection, qui en connaît. Décision : mise en demeure immédiate, commandement dans la foulée, avant que l'échéance de janvier — déjà quittancée — ne fasse doubler la créance. Détail douloureux au passage : si la SCI a opté pour les débits, elle a déjà reversé 480 € de TVA sur ce seul loyer jamais encaissé, 560 € en comptant la régularisation.

Les indicateurs de la SCI Les Tilleuls

Deux remarques de lecture. D'abord, le taux d'impayés est ici calculé sur douze mois de quittancement : il redit donc mathématiquement ce que dit le DSO (21,1 % × 365 = 77 jours). Pour en faire un indicateur réellement distinct, rapportez les créances échues au quittancé du mois ou du trimestre. Ensuite, ce sont bien 66 % des créances qui ont plus de 90 jours — c'est l'indicateur le plus prédictif des quatre, et à ce niveau il justifie à lui seul la dépréciation et l'assignation retenues ci-dessous.

Le chiffrage fiscal : la même balance, deux mondes

Reprenons maintenant la même balance sous les deux régimes. On comprend tout de suite pourquoi la distinction du chapitre 2 n'est pas une coquetterie d'expert-comptable.

Si la SCI Les Tilleuls est à l'IR : aucun des 7 995 € n'entre dans le revenu foncier de l'année, puisque rien n'a été perçu. Les associés déclarent uniquement les loyers encaissés, chacun pour sa quote-part (voir quote-part et déclaration 2044), via la déclaration 2072. Le trou de trésorerie, lui, est de 7 995 € — intégralement.

Si la SCI Les Tilleuls est à l'IS : les 7 995 € TTC contiennent 560 € de TVA sur le lot 4. Restent 7 435 € de produits imposables assis sur des loyers jamais encaissés. Appliquons le taux réduit de 15 %, qui vise les 42 500 premiers euros de bénéfice imposable sous les trois conditions cumulatives de l'article 219, I-b du CGI : chiffre d'affaires hors taxes inférieur à 10 millions d'euros, capital entièrement libéré à la clôture, et détenu de façon continue à 75 % au moins par des personnes physiques (voir le taux réduit d'IS en SCI). Résultat : environ 1 115 € d'impôt à décaisser sur de l'argent qui n'est jamais entré. Hypothèse du calcul : le bénéfice imposable total de la SCI Les Tilleuls reste inférieur à 42 500 €, de sorte que ces 7 435 € sont bien taxés à 15 %. Au-delà de ce plafond, la fraction excédentaire relève du taux normal de 25 % et le coût de l'impayé s'alourdit d'autant.

Que change la dépréciation ? Si les conditions de l'article 39, 1, 5° du CGI sont réunies et documentées, la créance Delaunay peut être dépréciée — mais à hauteur de la perte probable : le montant de la provision « ne doit pas dépasser le montant de la créance ou de la fraction de créance considérée comme irrécouvrable » (BOI-BIC-PROV-40-20, § 210). Or la SCI conserve 540 € de dépôt de garantie qui seront imputés au décompte de sortie, ce qui diminue d'autant la fraction réellement irrécouvrable : la dotation défendable est donc de 3 600 − 540 = 3 060 €. La base passe de 7 435 € à 4 375 €, soit environ 656 € d'IS. Économie : 459 €, et non les 540 € qu'on obtiendrait en dépréciant la créance à 100 % — un raccourci que le vérificateur relève sans difficulté. Encore faut-il avoir constaté la dotation avant la clôture. Une provision ne se rattrape jamais après coup, et c'est bien pour cela que la balance âgée de décembre doit être éditée en décembre.

Ce que ce cas enseigne. À l'IR, la balance âgée sert à récupérer son argent. À l'IS, elle sert à récupérer son argent et à ne pas payer d'impôt dessus. Dans les deux cas, elle ne sert plus à grand-chose si on l'édite le 15 mars pour un exercice clos le 31 décembre. C'est un outil mensuel, pas un rituel de clôture — même si la checklist de clôture et la procédure de clôture comptable en font évidemment un passage obligé.

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9. Les erreurs fréquentes

Ce sont toujours les mêmes, et elles s'enchaînent — la première rend les suivantes presque inévitables. Voici les neuf que nous corrigeons le plus souvent quand une SCI nous confie sa comptabilité, dans l'ordre où elles apparaissent.

Erreur 1 — Un seul compte 411 global

L'erreur fondatrice, celle dont tout le reste découle. Sans subdivision par locataire, le 411 n'affiche qu'un solde net où les avances des uns masquent les dettes des autres. Un locataire avec 900 € d'avance, un autre avec 900 € de retard : solde à zéro, et la SCI se croit à jour. Le correctif tient en une opération, à faire une seule fois : ouvrir un compte auxiliaire par bail et ventiler l'historique.

Erreur 2 — Un lettrage jamais fait

Sans lettrage, impossible de savoir quel encaissement solde quelle échéance. Les cas ambigus doivent être arbitrés explicitement : un locataire en retard qui verse un montant partiel impute-t-il son paiement sur la dette la plus ancienne ou sur l'échéance courante ? Le Code civil tranche : le débiteur indique, lorsqu'il paie, la dette qu'il entend acquitter ; à défaut, l'imputation a lieu sur la dette échue, puis, entre plusieurs dettes échues, sur celle que le débiteur avait le plus d'intérêt à acquitter, et enfin sur la plus ancienne (art. 1342-10 du Code civil). Ces règles étant supplétives et souvent discutées, l'essentiel est de trancher, de le noter sur le lettrage, et de s'y tenir — sinon la balance âgée raconte chaque mois une histoire différente.

Erreur 3 — Le dépôt de garantie mélangé aux loyers

Enregistrer le dépôt de garantie en produit, ou le déduire d'un impayé courant : double dégât. Le résultat est gonflé, et la dette de restitution s'évapore. Trois ans plus tard, au départ du locataire, la SCI découvre qu'elle doit rembourser une somme qu'elle a déjà dépensée. Avec, en prime, la majoration de 10 % du loyer mensuel par mois de retard commencé prévue à l'article 22 de la loi du 6 juillet 1989.

Erreur 4 — Éditer sans rapprochement bancaire

Une balance construite sur des écritures incomplètes est pire qu'inutile. Elle est fausse dans le sens le plus dommageable qui soit : celui qui fait relancer des locataires à jour. Le rapprochement précède l'édition. Toujours, sans exception.

Erreur 5 — Classer sur la date de quittance

Éditer ses quittances avec quinze jours de retard rajeunit la balance entière de quinze jours et repousse d'autant chaque décision. Sur un dossier qui glisse vers le commandement de payer, ces quinze jours peuvent valoir un trimestre de loyer. Le classement se fait sur l'exigibilité contractuelle, point final.

Erreur 6 — Traiter une provision de charges encaissée comme un produit

Mettons fin à un malentendu fréquent : une provision appelée et non réglée est bel et bien une créance, débitée au 411 par le crédit du 4191, et elle a toute sa place dans la balance âgée — c'est d'ailleurs ce que fait l'exemple du chapitre 8, où chaque ligne porte un montant « loyer + charges ». L'erreur est ailleurs, et elle est double. D'abord, comptabiliser en produit une provision encaissée : tant que la régularisation annuelle n'a pas eu lieu, c'est une avance du locataire au passif, pas un revenu de la SCI. Ensuite, faire figurer dans la balance un rappel de charges avant que la régularisation ait été faite dans les formes : la créance existe (voir le chapitre 7), mais elle n'a ni le même calendrier de recouvrement ni le même niveau de preuve, et elle mérite sa ligne à part.

Erreur 7 — Éditer une fois par an

Voilà celle qui coûte le plus cher, parce qu'elle fait perdre trois choses d'un coup : le bénéfice de la GLI, dont le délai de déclaration est expiré ; la fenêtre où le commandement de payer sert encore à quelque chose ; et la possibilité de provisionner à temps à l'IS. Une balance âgée annuelle n'est pas un outil de pilotage, c'est un certificat de décès.

Erreur 8 — Croire qu'à l'IR « ce n'est pas grave »

Le loyer impayé n'étant pas imposé, l'impayé ne se voit nulle part dans la déclaration. Il se voit ailleurs : sur le solde du compte bancaire, dans l'échéance de prêt qu'il faut couvrir par un apport en compte courant d'associé, et dans un résultat déficitaire qui finit par poser question au banquier comme à l'administration. Voir SCI déficitaire et vacance locative.

Erreur 9 — Ne pas archiver l'état à la clôture

La balance âgée se régénère, oui — mais à sa date. Reconstituer a posteriori l'état des créances au 31 décembre, après plusieurs mois d'écritures supplémentaires, relève du chemin de croix. Et en cas de contrôle fiscal portant sur une dépréciation, c'est exactement ce document daté qui justifie la dotation. Éditez-le le jour de la clôture, rangez-le avec les comptes annuels.

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10. FAQ — Balance âgée et suivi des loyers en SCI

Les questions qui reviennent le plus souvent, en rendez-vous comme par courriel — du cadrage juridique aux arbitrages très concrets du quotidien.

Cet article est informatif et ne remplace pas un conseil personnalisé. Les règles évoquées dépendent du régime fiscal de votre SCI, de la nature de vos baux et de la date de leur conclusion : faites valider votre situation avant toute démarche contentieuse.