Charges locatives en SCI : provisions, régularisation et récupération (2026)

Quand une SCI loue un bien, une partie des dépenses de l'immeuble ne reste pas à sa charge : elle est refacturée au locataire. Reste que la loi encadre tout — ce que la SCI a le droit de récupérer, la façon dont elle appelle les provisions, la manière dont elle régularise chaque année. Et se tromper coûte cher. Une charge refacturée à tort ? Réputée non écrite. Une régularisation oubliée ? Le rappel est perdu. C'est le genre d'erreur que je vois passer régulièrement en rendez-vous, presque toujours par méconnaissance du décret de 1987. Ce guide reprend la mécanique de bout en bout, de ce décret jusqu'aux écritures dans vos comptes.

Rédigé par Quentin Hagnéré, fondateur de sci-ai.app, et vérifié contre les sources officielles (décret n° 87-713, loi n° 89-462 du 6 juillet 1989, Code civil, CGI). Mis à jour le 13 juillet 2026.

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1. Charges récupérables vs charges de la SCI : la distinction fondamentale

Deux notions se ressemblent et pourtant tout les oppose. D'un côté, les charges déductibles de la SCI : ses propres dépenses (intérêts d'emprunt, taxe foncière, assurance, honoraires de gestion, gros travaux), celles qui réduisent son résultat imposable. De l'autre, les charges récupérables — les charges locatives — que la SCI avance pour le compte du locataire avant de les lui refacturer. Ce guide ne parle que des secondes. Pour les premières, direction notre guide dédié aux charges déductibles de la SCI.

La logique des charges récupérables tient en une phrase : c'est une avance de trésorerie. La SCI règle l'eau, le chauffage collectif, l'entretien de l'ascenseur, puis le locataire — qui profite de ces services — la rembourse. Pour la SCI, l'opération est neutre : pas d'enrichissement, juste une dépense récupérée. Voilà pourquoi une charge récupérée à tort, ou une provision gardée sans régularisation, déclenche un double problème, juridique et fiscal.

Le cadre juridique repose sur deux textes indissociables : la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989, texte d'ordre public qui s'impose à la SCI bailleresse comme à tout propriétaire (voir notre guide SCI et bail d'habitation), et le décret n° 87-713 du 26 août 1987 qui fixe la liste précise des charges récupérables.

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2. La liste limitative du décret n° 87-713 du 26 août 1987

Une seule règle, mais elle commande tout : seules les charges inscrites dans la liste annexée au décret n° 87-713 sont récupérables. Cette liste est limitative. Une dépense qui n'y figure pas reste sur les épaules de la SCI, même si le bail affirme le contraire. La loi du 6 juillet 1989 étant d'ordre public (article 2) et l'article 23 renvoyant à une liste limitativement fixée par décret, une clause qui refacturerait une charge hors liste est sans effet : la SCI doit restituer au locataire les sommes indûment perçues. Autrement dit, on ne contourne pas le décret par une rédaction habile.

L'annexe détaille ces charges poste par poste, sur huit rubriques, des ascenseurs aux impositions locatives. Pour s'y retrouver, trois grandes familles suffisent.

Le décret n° 87-713 a été modifié à plusieurs reprises — notamment par le décret n° 2008-1411 du 19 décembre 2008 (part récupérable de la rémunération des gardiens, article 2) et le décret n° 2013-1296 du 27 décembre 2013 (extension du texte à Mayotte). En revanche, l'annexe qui fixe la liste des charges récupérables est, elle, restée inchangée depuis 1987. L'ensemble demeure en vigueur en 2026.

Un poste piège mérite qu'on s'y arrête : la rémunération du gardien. Elle n'est récupérable qu'à 75 % lorsqu'il assure à la fois l'entretien des parties communes et l'élimination des déchets, et à 40 % s'il n'assume qu'une seule de ces deux tâches. Ce sont les quotités fixées par le décret de 2008 — se tromper de taux, c'est refacturer trop, et donc s'exposer à un remboursement.

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3. Provisions ou forfait : deux mécanismes de récupération

Deux façons de récupérer les charges coexistent. Mais attention, le choix ne vous appartient pas : il découle du type de location.

Les provisions pour charges (location nue)

En location nue, la SCI appelle des provisions mensuelles en plus du loyer. Ce sont des acomptes, calibrés sur les dépenses prévisibles. L'article 23 de la loi du 6 juillet 1989 impose que ces provisions soient justifiées par la communication des résultats de la précédente régularisation et, lorsque l'immeuble est en copropriété ou que le bailleur est une personne morale — ce qui est toujours le cas d'une SCI — par le budget prévisionnel.

La contrepartie ? Une régularisation annuelle obligatoire (chapitre 4). Provisions et régularisation vont par deux : appeler les premières sans faire la seconde n'est tout simplement pas permis.

Le forfait de charges (meublé, bail mobilité)

En location meublée à usage de résidence principale, la SCI peut opter pour un forfait de charges (article 25-10 de la loi du 6 juillet 1989) : un montant fixe versé simultanément au loyer, qui ne donne lieu à aucun complément ni régularisation. Simple à gérer, mais à double tranchant : si le forfait est sous-évalué, la SCI supporte la différence ; s'il est surévalué, elle le conserve, sauf montant manifestement disproportionné au regard des charges réelles.

Dans le bail mobilité (articles 25-12 à 25-18, issus de la loi ELAN du 23 novembre 2018), le forfait est obligatoire : aucune provision ni régularisation n'est possible.

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4. La régularisation annuelle des charges (article 23)

C'est le cœur du dispositif en location nue, et le point sur lequel butent le plus de bailleurs. Chaque année, la SCI met face à face les provisions encaissées et les charges récupérables réellement payées, puis solde la différence. Simple sur le principe. Sauf que la forme, elle, obéit à des règles strictes.

Le décompte par nature de charges

Un mois avant la régularisation, la SCI communique au locataire un décompte par nature de charges : chaque poste apparaît séparément (eau, chauffage, entretien des parties communes, ascenseur, TEOM…). Dans un immeuble collectif, le décompte précise le mode de répartition entre locataires et, le cas échéant, les consommations d'eau et d'énergie. Un montant global sans détail est irrégulier.

Les justificatifs à disposition six mois

Pendant six mois à compter de l'envoi du décompte, la SCI tient les pièces justificatives à la disposition du locataire dans des conditions normales : factures d'eau et d'énergie, appels de fonds et arrêtés de comptes du syndic, contrats d'entretien. La SCI n'a pas à en envoyer copie, mais elle doit permettre une consultation effective.

Le paiement par douzièmes

Une SCI qui traîne se pénalise elle-même. Si la régularisation n'intervient pas avant la fin de l'année civile qui suit l'exigibilité des charges, le locataire peut exiger de payer le rappel par douzièmes. Plus vous tardez, moins vous gardez la main sur le recouvrement.

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5. La prescription de 3 ans : combien de temps pour réclamer

Toutes les actions dérivant du contrat de location se prescrivent par trois ans (article 7-1 de la loi du 6 juillet 1989). Cette prescription joue dans les deux sens :

• La SCI ne peut réclamer un arriéré de charges que sur les trois dernières années. Au-delà, le rappel est définitivement perdu.
• Le locataire dispose du même délai pour demander le remboursement d'un trop-versé.

Un point technique piège plus d'un bailleur, celui de la répétition des sommes indûment perçues. La Cour de cassation situe le départ du délai au jour de la régularisation (Cass. 3e civ., 9 novembre 2017, n° 16-22.445), pas au jour où la provision a été versée. La raison est logique : tant que la SCI n'a pas régularisé, le locataire n'a aucun moyen de repérer un trop-perçu, donc son délai ne commence même pas à courir. Conséquence contre-intuitive : la SCI qui ne régularise jamais laisse ce compteur ouvert sans fin. Encore un argument pour régulariser tous les ans.

Le même arrêt apporte une précision à double tranchant : l'obligation de régularisation annuelle de l'article 23 n'est assortie d'aucune sanction autonome, et la SCI peut y procéder à tout moment dans la limite de la prescription. Autrement dit, une régularisation oubliée peut être rattrapée sur les trois dernières années — mais tout ce qui est plus ancien est définitivement perdu, et le locataire conserve, lui, la faculté de réclamer ses trop-versés tant que la SCI n'a pas soldé les comptes.

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6. Comptabiliser les charges locatives dans une SCI

Ici, tout dépend du régime fiscal de la SCI : on n'enregistre pas les provisions de la même manière à l'IR et à l'IS.

SCI à l'IR : comptabilité de trésorerie

Une SCI à l'IR (article 8 du CGI) tient le plus souvent une comptabilité de recettes-dépenses. Les provisions encaissées figurent en recettes, les charges récupérables payées en dépenses. Sur le formulaire 2072, les provisions pour charges perçues et les dépenses correspondantes se compensent : elles n'augmentent pas le revenu foncier net, puisque la refacturation est neutre. Pour approfondir, voir notre guide comptabilité SCI.

SCI à l'IS : comptabilité d'engagement

Une SCI à l'IS tient une comptabilité complète en partie double (voir notre plan comptable SCI). Le schéma est le suivant :

• Encaissement des provisions : elles sont enregistrées en produit (refacturation de charges locatives), en contrepartie de la banque.
• Paiement des charges récupérables : chaque dépense est comptabilisée en charge par nature (eau et énergie, entretien, TEOM…) au fur et à mesure.
• Régularisation à la clôture : la SCI compare provisions et charges réelles. Si les provisions dépassent les charges, elle constate une dette envers le locataire ; si elles sont insuffisantes, une créance (le complément à réclamer).

Pour le détail des écritures de loyers et de leur rattachement, voyez notre guide écritures comptables des loyers en SCI.

Bien tenue, la refacturation des charges récupérables est sans impact sur le résultat de la SCI : produit de refacturation et charge par nature se neutralisent. Le résultat n'est affecté que par les charges non récupérables (chapitre suivant).

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7. Travaux et charges non récupérables : la part de la SCI

Tout ce qui échappe au décret n° 87-713 retombe sur la SCI. En copropriété, savoir trancher devient vital, parce qu'un appel de fonds du syndic mélange allègrement postes récupérables et non récupérables sur une même ligne. C'est là que se glissent la plupart des erreurs de refacturation.

La contrepartie console un peu : ces charges non récupérables sont, pour l'essentiel, déductibles du résultat de la SCI (voir notre guide charges déductibles) ou, pour les gros travaux à l'IS, amortissables. Gardez en tête deux axes qu'on confond sans arrêt : récupérable ou non récupérable, cela dit qui paie ; déductible ou non déductible, cela dit l'impact fiscal chez la SCI. Une même dépense peut très bien être non récupérable et déductible.

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8. Cas particuliers : meublé, bail mobilité, colocation, passoires

Location meublée et bail mobilité

Le forfait a le mérite de la simplicité, mais il fige le montant : ni complément à réclamer, ni régularisation à faire (article 25-10). Sa révision se limite à une fois par an, dans les mêmes conditions que le loyer, sur la base de l'indice IRL publié par l'INSEE. Et je le répète, parce que c'est le vrai enjeu : le meublé exercé de façon habituelle fait basculer la SCI à l'IS de plein droit, sauf s'il reste purement accessoire — recettes commerciales sous 10 % des recettes totales HT, tolérance administrative BOI-IS-CHAMP-10-30.

Colocation

En bail unique, provisions et régularisation portent sur le logement entier, la répartition entre colocataires relevant du contrat. En baux multiples, chaque bail supporte sa propre quote-part. Le décret n° 87-713 s'applique dans tous les cas. Voir notre guide SCI et colocation.

Passoires thermiques

Les charges de chauffage sont récupérables, mais un logement énergétiquement indécent n'est plus louable : depuis le 1er janvier 2025, les logements classés G sont interdits à la location, les F le seront au 1er janvier 2028 (loi Climat et Résilience). Une SCI ne peut pas refacturer les charges d'un bien qu'elle n'a pas le droit de louer. Voir notre guide SCI et passoire thermique.

Loyers et charges impayés

Les provisions de charges impayées suivent le sort du loyer : elles font partie de la créance locative et peuvent être recouvrées dans les conditions de droit commun. Voir notre guide SCI et impayés de loyer.

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9. Les erreurs fréquentes

Cinq fautes reviennent en boucle dans les dossiers que je vois passer. Chacune finit tôt ou tard par une somme à rembourser ou un rappel perdu.

Erreur 1 : refacturer une charge hors décret

Facturer au locataire les honoraires de syndic, la taxe foncière (hors TEOM) ou des travaux d'amélioration est la faute la plus courante. La clause est sans effet — la loi est d'ordre public (article 2) et l'article 23 renvoie à une liste limitative — et le locataire peut réclamer le remboursement des sommes indûment versées.

Erreur 2 : oublier la régularisation annuelle

Appeler des provisions sans jamais régulariser est irrégulier. La SCI ne peut pas conserver les provisions comme un forfait déguisé. Pire, elle laisse courir indéfiniment le délai de prescription de l'action du locataire, faute de point de départ.

Erreur 3 : un décompte global sans détail

Un décompte qui affiche seulement un montant total ne respecte pas l'article 23, qui exige un décompte par nature de charges. Le locataire est en droit de contester une régularisation opaque.

Erreur 4 : utiliser un forfait en location nue

Le forfait est réservé au meublé et au bail mobilité. En location nue, il est irrégulier : seules les provisions avec régularisation sont admises.

Erreur 5 : ne pas conserver les justificatifs

La SCI doit tenir les pièces justificatives à disposition six mois. Sans factures ni arrêtés de comptes du syndic, elle ne peut pas justifier sa régularisation et s'expose à devoir rembourser.

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10. FAQ — Charges locatives en SCI